Fonctions d'un assistant administratif

Day-to-Day responsabilités

• Les adjoints administratifs effectuent des tâches telles que l'organisation de réunions, la planification des rendez-vous, en gardant le calendrier de bureau, répondre au téléphone et l'édition de la correspondance. Ils maintiennent fichiers bureautiques et bases de données et de créer des feuilles de calcul et des présentations informatiques. Souvent, leurs responsabilités comprennent également l'achat de fournitures et de gérer la salle d'alimentation.

  Leurs fonctions de service à la clientèle comprennent la réception des visiteurs de bureau et de voir qu'ils obtiennent l'aide dont ils ont besoin.

Fonctions supplémentaires

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  L'autre travail des assistants administratifs dépend souvent de l'industrie en particulier. Dans les bureaux juridiques, administrateurs aident à préparer les documents juridiques, tandis que dans les cabinets médicaux qu'ils facturent les compagnies d'assurance. Dans les bureaux de l'école, la tenue des dossiers d'étudiants et de communiquer avec les parents sont parmi leurs fonctions.

  Le titre de niveau et de l'emploi de déterminer combien la responsabilité incombe à un assistant administratif. admins de niveau d'entrée se concentrer sur des tâches de bureau et les tâches informatiques de base, mais les administrateurs supérieurs ayant des compétences informatiques de pointe prennent généralement à des tâches administratives, y compris la supervision du personnel de bureau et de la formation de nouveaux employés. Les adjoints administratifs aux dirigeants peuvent également faire des recherches, rédiger des rapports, des procès-verbaux aux réunions, superviser d'autres administrateurs et faire des arrangements de voyage.

Connaissances et compétences

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  Sens de l'organisation est essentiel parce que la tâche principale de l'administrateur est de tenir des registres de bureau et de garder trace de réunions et de rendez-vous. Administrateurs doivent également être en mesure de bien communiquer en anglais oralement et par écrit et d'effectuer des recherches sur Internet. Le travail exige la maîtrise d'équipements de bureau, y compris les ordinateurs, photocopieurs, systèmes téléphoniques, de fax et de l'équipement de vidéoconférence.

  En fonction de la position et de l'industrie, admins doivent maîtrise des divers programmes informatiques, tels que le courrier électronique, la comptabilité, la base de données, un tableur et un logiciel de traitement de texte.

Admissibilité à l'emploi

• Les adjoints administratifs ont besoin d'un minimum d'un diplôme d'études secondaires qui comprend des cours dans les pratiques de bureau et des logiciels. Formation supplémentaire en compétences informatiques anglais et est utile, et de nombreux administrateurs ont pris certaines classes de l'école ou collèges techniques ou avoir un grade d'associé. Les employeurs ont également former les nouveaux employés habituellement dans leurs procédures de bureau et le vocabulaire de l'entreprise en particulier - par exemple, le vocabulaire juridique.

  Les administrateurs peuvent obtenir la certification volontaire de l'Association internationale des professionnels de l'administration. La certification nécessite de deux à quatre ans d'expérience, en fonction de l'éducation d'un administrateur, et les candidats doivent également passer un examen.