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Comment se préparer pour une réunion

Réunions qui génèrent de l'air plus chaud que des décisions importantes sont la
le fléau de gens d'affaires. Le coupable est souvent une mauvaise planification. Faire votre
bases de mettre en place une réunion efficace.

Instructions

  1. Clarifier le but de la réunion. Si vous ne pouvez pas comprendre ce que vous devez accomplir, vous ne devriez pas être convoquer une réunion.



  2. Préparer un ordre du jour avec l'accent a déclaré dans une seule phrase en haut. Si quelqu'un d'autre est en train de préparer l'ordre du jour, communiquer avec lui pour ajouter vos sujets. Un programme de premier ordre comprend non seulement les sujets de discussion et leurs allocations de temps, mais aussi les noms des attendees- l'emplacement, la date et du temps et une liste de tous les milieux participants matérielles doivent apporter avec eux. Faire circuler l'ordre du jour à l'avance.




  3. Faites bien comprendre que la réunion débutera précisément sur le temps. Établir une réputation comme quelqu'un dont les réunions commencer (et la fin) comme prévu. Les gens vont vous respecter.

  4. Nommer quelqu'un pour documenter un dossier des décisions prises, des éléments d'action des stratégies de suivi convenues assignées et. Distribue sans délai une copie à tous les participants.

  5. Laissez le temps à la fin de l'ordre du jour pour évaluer la réunion: Avez-vous atteint l'objectif énoncé au début? Comment pouvez-vous améliorer les futures réunions sur ce sujet?

Conseils & Avertissements

  • Limiter le nombre de participants. "Une réunion appelée à prendre une décision spécifique est difficile de continuer à avancer si plus de six ou sept personnes assistent," écrit Andrew Grove en gestion High Output.
  • Si la réunion est susceptible d'être controversée, envisager d'inviter un facilitateur neutre à y assister.
  • Résoudre pour paître la discussion sur la bonne voie quand il erre, et poliment mais fermement coupé conversations secondaires.
  • Préparer des aides visuelles, mais ne pas noyer les participants dans les diapositives ou flip-chart pages.
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