Choisissez votre sujet. Si vous êtes un consultant ou un haut-parleur, il est probable que vous avez été invité à parler à un groupe sur un certain sujet. Si vous êtes propriétaire d'une entreprise d'organiser un séminaire pour promouvoir votre entreprise, vous devez choisir un sujet qui fera appel à votre clientèle cible. Par exemple, un avocat pourrait organiser un séminaire gratuit pour le public sur la planification successorale.
Choisissez votre lieu. Essayez d'estimer le nombre de participants que vous aurez et choisir un lieu qui aura amplement d'espace pour tout le monde à asseoir confortablement. Vous aurez également à prendre en considération le prix lors de la sélection d'un lieu. Certains sites peuvent avoir des frais de location de salle de plusieurs centaines ou même des milliers de dollars, tandis que d'autres sont beaucoup plus raisonnable. Les hôtels ont souvent des salles de banquet où les entreprises détiennent souvent des conventions, de sorte que peut être un bon endroit pour commencer votre recherche d'un emplacement.
Créer et invitations de messagerie. Selon la taille et la formalité de votre événement, vos invitations peuvent aller d'un simple document créé dans Microsoft Word à une conception de fantaisie créé par un designer professionnel. Envoyez vos invitations plusieurs semaines à l'avance pour permettre aux participants le temps de planifier à y assister. Ne pas envoyer les invitations jusqu'ici à l'avance qu'ils peuvent oublier avant la date du séminaire réelle arrive, cependant. Vous pouvez également envoyer vos invitations, mais gardez à l'esprit qu'ils peuvent se retrouver dans les dossiers de mails de plusieurs destinataires.
Décidez si vous offrez déjeuner ou des rafraîchissements. Si votre séminaire dure plusieurs heures, il est une belle touche d'avoir des rafraîchissements disponibles. Si votre séminaire commence tôt le matin ou exécute à l'heure du déjeuner, le déjeuner offrant est recommandée. Certains sites ont une exigence que vous utilisez les services de leur maison en traiteur lors de la tenue d'un événement à l'installation. Soyez sûr que vous connaissez les règles de votre contrat avant de commander des rafraîchissements.
Créer votre matériel de présentation. Faites des copies de documents, ou les faire imprimer à un imprimeur professionnel. Vous aurez probablement envie de créer une présentation PowerPoint si vous avez une référence visuelle lorsque vous ou votre haut-parleur êtes matériau présentant. Vous pouvez facilement créer un document pour vos participants en sélectionnant "polycopiés" en vertu des options d'impression. Assurez-vous que vous sélectionnez trois par page, et vos participants seront en mesure de prendre des notes directement sur leurs documents.
Quelques jours avant l'événement, finaliser votre nombre de participants en fonction de vos RSVP. Si vous choisissez, vous pouvez appeler d'autres personnes que vous avez invités pour leur rappeler de votre événement et de leur donner une dernière chance de vous inscrire. Laissez un message pour quelqu'un que vous ne parvenez pas, si possible, et demandez-leur de vous appeler dès que possible si vous prévoyez d'y assister.
Créer une feuille et nametags connexion. Il est agréable pour les participants au séminaire pour être en mesure de rencontrer d'autres personnes et immédiatement voir leur nom et d'où ils viennent. Il élimine certains des sentiments inconfortables gens ont quand se présenter à de nouvelles personnes. Une feuille d'inscription en sera utile si vous prévoyez d'offrir tout type de crédits de formation continue à vos participants, ou si vous souhaitez simplement rester en contact avec vos participants après le séminaire. Vous pouvez demander à leurs noms, adresses, numéros de téléphone et adresses e-mail. Il est sage d'offrir une boîte qu'ils peuvent vérifier si elles ne souhaitent pas recevoir d'autres communications de vous.
Créer des paquets pour chaque réglage de table. Vous pouvez inclure des brochures et autre matériel promotionnel sur votre entreprise. Vous aurez également besoin de fournir quelque chose pour vos participants d'écrire sur et un stylo pour eux d'écrire avec. Si vous ne disposez pas de ces articles avec le logo de votre entreprise sur le lieu où vous vous tenez votre événement peut avoir des stylos et bloc qu'ils seraient heureux de fournir.
Confirmer les détails avec votre personne de contact à votre lieu quelques jours avant l'événement. Vous devriez également confirmer un dénombrement final avec votre traiteur si vous avez des aliments traiteur. Soyez sûr de laisser votre traiteur savoir si vous aurez besoin pour fournir des produits de papier, tels que des assiettes, des serviettes ou des tasses. Prenez toutes les dispositions de paiement nécessaires. Certains sites et traiteurs exigent le paiement d'avance, tandis que d'autres sont heureux de collecter de l'argent le jour de votre événement.
Configurez votre lieu la veille ou le matin de votre événement. Vous voulez être sûr que votre personnel du site ont mis en place la salle le chemin que vous avez demandé. Vous aurez également besoin de placer vos paquets et d'autres matériaux à chaque place avant que vos invités arrivent. Promenade autour de la salle et assurez-vous que chacun aura une vision claire de vous ou votre haut-parleur à l'avant de la salle.
Plan pour vous-même ou un représentant de votre entreprise d'être présente lorsque les premiers invités commenceront à arriver le jour de votre événement. Vous aurez envie de saluer les gens et les diriger vers la feuille de connexion, l'emplacement des toilettes et des rafraîchissements.