Votre note doit suivre un format spécifique. Au besoin, avec tous les e-mails, vous devrez sélectionner vos destinataires et d'identifier votre propre adresse e-mail.
Assurez-vous que votre sujet explique précisément ce que votre mail est sur. Soyez bref, mais concis. Si, par exemple, vous êtes en communication une nouvelle politique concernant les employés les jours de maladie, votre titre devrait être quelque chose comme «nouvelles politiques de journée de maladie» ou «Mise à jour des politiques de ressources humaines."
Commencez votre mémo par identifier la cause pour elle. Que ce soit un problème ou une notification, assurez-vous que vous fournissez clairement une explication pour l'e-mail.
Une fois que vous avez déclaré la cause de votre mémo, identifier le résultat ou la solution que vous proposez. Offrez une explication à travers, mais ne pas radoter ou donner des détails inutiles.
Assurez-vous que votre mémo informe de vos lecteurs ce qu'ils doivent faire. Si vous demandez une action spécifique, assurez-vous de leur faire savoir. Si vous êtes tout simplement de fournir des informations, d'autre part, vous pouvez même indiquer qu'aucune autre action est nécessaire.