Assurez votre message d'accueil poli, et votre nom. Si vous êtes le destinataire de l'appel, essayez de répondre à votre téléphone "Bonjour. Ceci est Jane Doe," au lieu d'un simple, "Bonjour." Si vous avez initié l'appel, indiquer l'objet de votre appel initial.
Tenez le récepteur ou le microphone près de votre bouche, parler d'une voix normale et d'énoncer clairement vos mots. Ne présumez pas que la personne à l'autre bout du téléphone a une ligne claire comme vous le faites. Faites tout ce que vous pouvez pour assurer ce que vous dites est facilement compréhensible.
Choisissez un environnement calme pour l'appel. Si la co-travailleurs parlent haut et fort, par exemple, excusez-vous à l'appelant et soit demander à vos collègues pour vous permettre de mener la vie privée de l'appel ou de chercher un autre emplacement. Si vous parlez sur un téléphone cellulaire, s'asseoir et se concentrer sur l'appel. Si vous vous déplacez, vous pouvez créer des sons qui peuvent moufles vos mots. Si vous êtes dans un environnement venteux, pas à l'intérieur pour terminer l'appel ou de le reporter pour une autre fois. Vent soufflant contre le microphone peut faire un appel très difficile d'entendre.
Laissez deuxième et ultérieures appels vers la messagerie vocale si possible. Gardez les autres appels - si vous devez y répondre - bref. Southern Illinois University recommande que vous demandez d'abord l'appelant si vous pouvez la mettre en attente pour prendre un autre appel, puis revenez tous les 15 à 30 secondes, ou jusqu'à ce que vous avez terminé l'autre appel.
Fournir messages clairs et concis si vous devez laisser un message sur la messagerie vocale. Indiquez votre nom, le but de l'appel et si vous rappellerons. Si vous demandez un appel de retour, laissez votre numéro de téléphone, y compris l'indicatif régional, et de répéter le numéro pour être sûr qu'il est clair.