Décider sur un système de catégorisation et d'étiquetage. La meilleure façon de commencer est de trier les piles de papier sur votre bureau en groupes- un motif sera bientôt émerger.
Nommez vos dossiers de fichiers avec des noms. Choisissez celles qui apparaissent en premier dans votre esprit quand vous avez besoin du matériel. Si vous pensez que "Stuff de fond» plutôt que «Materials Research," puis utilisez la rubrique plus informelle. Vous trouverez le fichier plus facilement plus tard.
documents promptement de fichiers. Si vous ne pouvez absolument pas prendre le temps de déposer une déclaration immédiatement, à tout le moins griffonner un nom de fichier sur elle. Cela permettra d'accélérer le tri et le dépôt ultérieur.
Écrivez la date (mois et année) vous commencez un fichier sur son étiquette. Cela vous indique combien de temps vous avez eu et le rend plus facile à purger plus tard. Si le fichier est trop gros, il suffit d'ouvrir une deuxième avec le même nom mais une nouvelle date, de sorte que vous ne finissent pas avec les fichiers rembourrés à long terme.
Localisez rapidement matériel important par certains dossiers de fichiers de codage couleur. Cela fonctionne mieux si vous réservez deux ou trois couleurs pour les types de fichiers spécifiques: peut-être rouge pour "crise imminente", vert pour les «Accords de voyage" et noir pour "plus irritant client." Plus de trois couleurs deviennent trop difficiles à retenir, qui contrecarre le but.
Gardez vos fichiers les plus fréquemment consultés dans vos tiroirs de fichiers de bureau ou dans un support de fichier de roulement qui se place sous le bureau ou près d'elle.
Consacrer une partie de votre premier espace fichier armoire à un fichier de rappel - un fichier d'accordéon avec des fentes numérotées quotidiens et mensuels. Utilisez les fentes quotidiennes pour déposer des documents liées à la date du mois en cours, et de mettre la matière à plus long terme dans la section du mois approprié. Voir 10 mis en place un système de rappel.
Purger vos fichiers actuels, vigoureusement et sans pitié. Limitez dossiers actifs à deux tiroirs. Si vous commencez lorgne un troisième tiroir, le considèrent comme un signe que vous avez besoin de passer par les deux principaux nouveau et se déplacer plus de matière aux archives - ou la poubelle.
Mettre en place un programme de purge pour les fichiers archivés. Mettez papiers que vous êtes incertain à propos de jeter dans une boîte et puis choisissez la date pour faire une finale, sans tournant retour décision à leur sujet. Marquez votre calendrier à la date d'exécution de la boîte. Quand ce jour arrive, lui donner le contenu d'un look plus et jetez-les.