Pourquoi les systèmes d'information comptable ne manquent?

Les Faits

• Les systèmes d'information comptable (AIS) sont seulement aussi bon que les informations saisies dans le système. Tandis que le logiciel informatique AIS a considérablement réduit les heures-homme nécessaires pour enregistrer et compiler l'information comptable, le logiciel doit encore être examiné et maintenu par jour pour enregistrer les transactions financières.

  Toutes les transactions financières ont trois principales exigences visant à garantir une comptabilité appropriée des opérations commerciales: rapidité, l'exactitude et la validité. Si les transactions financières ne parviennent pas à répondre à ces lignes directrices, les informations saisies dans le logiciel AIS sera conduit aux états financiers mal préparés et l'échec AIS.

Opportunité

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  Toutes les transactions financières devrait être revenus timely- et les dépenses connexes se produire dans la même période, les factures sont enregistrées dans le mois où ils sont reçus, et les entrées mensuelles de closeout sont faits avant la clôture de la période comptable à l'AIS.

  Permettant à l'information financière qui doit être conclu l'AIS dans les différentes périodes comptables ou mois sera fausser les rapports financiers produits par l'AIS. Il créera également des états financiers qui ne reflètent pas correctement les recettes et les dépenses qui ont eu lieu au cours de la période comptable.

Précision

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  Une fois les transactions financières sont reçues en temps opportun, ils doivent être inspectés pour la précision. rapports d'emploi de coûts, les décaissements et les encaissements ont tous besoin d'être revues pour garantir les montants figurant sur les documents sont exacts. L'examen des transactions financières peut conduire à un examen d'autres fonctions comptables si des erreurs sont faites cohérentes.

  Si des renseignements inexacts est affiché dans l'AIS, le rapprochement des comptes devront être effectuées pour trouver des erreurs avec les opérations financières.

Validité

• Mesurer les transactions financières pour la validité est une étape importante lors de l'enregistrement d'informations à l'AIS. exigences de validité sont satisfaits une fois qu'une transaction est déterminé pour être précis, fiable et pertinente pour les opérations commerciales. Vérifications de l'extérieur des cabinets comptables se concentrent généralement sur la validité de l'information financière est entré dans le AIS- enregistrement des informations non valides est une erreur critique et sera répertorié comme un déficit comptable sur les rapports d'audit.

Comptabilité workflow

• L'information financière doit suivre les mesures appropriées afin de répondre aux exigences de rapidité, l'exactitude et la validité. Chaque bureau de la comptabilité devrait avoir un flux de travail pour veiller à ce que toutes les transactions financières peut être entré dans l'AIS et les rapports financiers de fonctionner avant la fin de la période comptable. Workflows efficaces auront également chaque document manipulés qu'une seule fois au cours de chaque processus, éliminant augmentation du travail de plus-traitement des transactions financières.

Fraude intentionnelle

• Bien que les transactions financières peuvent répondre aux exigences comptables de la rapidité, l'exactitude et la validité, certaines entreprises se livrent à la fraude délibérée de promouvoir la santé financière de leur entreprise. Logiciel AIS a été conçu comme un dossier informatisé qui est difficile à manipuler, mais il peut encore être fait. Utilisation de comptes spéciaux qui se cachent transactions, créant des entités distinctes pour cacher la dette, et à l'aide d'anciens auditeurs de concevoir une société AIS sont autant de moyens pour créer des informations frauduleuses d'un AIS.