Lois de remboursement de kilométrage

Les employeurs ne sont pas légalement tenus de rembourser les frais engagés par un certain kilométrage employés. Cependant, beaucoup choisissent de le faire parce que la dépense d'entreprise est déductible à des fins fiscales. Pour une entreprise comme la revendication kilométrage une déduction d'impôt, elle doit maintenir la documentation de toutes les dépenses qu'il rembourse à des fins d'entraînement. Par exemple, un employé qui veut le remboursement du gaz acheté lors d'un voyage d'affaires doit fournir le reçu de gaz pour recevoir un remboursement. En outre, les employés ne peuvent pas être remboursés pour les miles parcourus dans le cadre de leur trajet normal de travailler.

Pour simplifier le processus de tenue des dossiers, l'IRS permet aux entreprises de rembourser les employés sur la base d'un taux de kilométrage standard. Ce taux est conçu pour tenir compte du coût moyen de gaz, entretien, réparations, permis, assurance automobile, de l'enregistrement et de la dépréciation sur une base par mile. Le taux de kilométrage standard était de 56 cents par mile parcourue à l'année d'imposition 2014, mais il est mis à jour sur une base périodique. En vertu de ce plan de remboursement de kilométrage, l'employé ne doit maintenir un journal de l'activité de conduite et de noter le but de l'opération pour chaque voyage.

Tant que l'entreprise dispose d'un plan responsable, l'employé n'a pas à signaler tout remboursement de kilométrage que les revenus. Pour être un plan comptable, l'employé doit vérifier que la dépense est liée aux affaires, relayer les frais dans un délai raisonnable et le retour de tous les remboursements excédentaires perçues. Si le plan de l'employeur ne remplit pas ces normes, il est un plan arbitraires prises et les remboursements sont imposables. Dans cette situation, les remboursements sont rapportés avec d'autres salaires dans W-2 annuel de l'employé.

Si votre employeur ne vous rembourse pas intégralement les frais de kilométrage, vous pourriez être en mesure de déduire la partie non remboursée comme une déduction détaillée. Charges de personnel non remboursés sont enregistrés comme dépenses d'entreprise de l'employé sur le formulaire 2106. Pour calculer la dépense, vous pouvez ajouter jusqu'à toutes les dépenses liées au véhicule que vous avez engagées pour le travail ou vous pouvez utiliser le taux de kilométrage standard IRS. Assurez-vous d'exclure toute miles parcourus dans le cadre de vos déplacements de travail normale. Diverses déductions détaillées comme dépenses d'entreprise des employés sont déductibles seulement après qu'ils dépassent 2 pour cent de votre revenu brut ajusté.

Avec frais de kilométrage non remboursés pour les voyages d'affaires, les contribuables peuvent également déduire les miles parcourus pour les visites médicales, le déplacement et miles parcourus pour un organisme de bienfaisance. L'IRS permet une déduction de kilométrage standard de 23,5 cents par mile pour les visites médicales et mobile et 14 cents par mile pour des organismes de bienfaisance les contribuables. Les contribuables peuvent déduire un certain kilométrage médicale comme frais médicaux à l'annexe A. Miles entraîné pour la charité peuvent être inclus dans les déductions de bienfaisance, qui apparaissent également à l'annexe A. kilométrage Moving est déduit sur le formulaire 3903.