Certification de documents notaire

Qu'est-ce que Copie certification?

• certification de copie se réfère à un notaire de vérifier que la copie d'un document original est une copie authentique de son original. Des documents tels que les passeports, cartes d'identité, et les dossiers scolaires officiels sont parmi les types de documents exigés pour être certifié. Cependant, pas tous de ces documents peuvent être certifiés par le notaire. Certains documents sont limités d'être certifié par le notaire. Ces documents ont souvent un filigrane distinctif qui est visible lorsque copié. Le notaire doit vérifier que les documents contenant cette marque peuvent être copier-certifiés.

Documents à diffusion restreinte de la certification

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  Notaires est interdit de copier des documents qui sont considérés comme document public ou sont déposées devant un tribunal. Ces documents comprennent des copies officielles de certificats de naissance, actes de décès et des licences de mariage. Les notaires sont également interdits de certifier des copies de documents scolaires tels que les relevés de notes officiels. Il est également illégal pour certifier les copies de documents d'immigration ou des documents relatifs à la citoyenneté ou d'un visa étranger état. Des copies certifiées conformes de ces types de documents doivent être reçus à partir de l'endroit dans lequel le document est enregistré à protéger l'intégrité du document original. Bureaux directeurs de ces documents ont des processus en place pour fournir des copies si nécessaire. Un notaire doit refuser de certifier une copie de tout document à diffusion restreinte.

Lois de l'État et Copie Certification

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  Notaires devraient également être au courant des lois de l'État interdisant la copie et la certification de certains documents de l'État. Certains états ne permettent pas les notaires de certifier tous types de documents. Le notaire doit être familiarisé avec les lois de l'État pour empêcher la violation d'une des lois de l'État. Les informations relatives à ces restrictions peut être obtenue auprès du secrétaire du bureau de l'état où le notaire commission a été obtenu.

Authenticité Vérification

• Avant de certifier un document, le notaire doit examiner le document original et assurer que le document doit être certifié est en effet une réplique de l'original. Si un demandeur présente une copie d'un document, le notaire ne doit pas supposer automatiquement la copie est authentique. Pour la protection du notaire, le document original doit être présenté aux fins de comparaison. Si le présentateur n'a pas le document original, le notaire peut refuser de certifier la copie. Une fois que le document a été vérifié comme une copie, le notaire peut soit apposer un sceau ou certificat attestant de l'authenticité du document, ainsi que le sceau officiel du notaire. Contrairement affidavits et d'autres types de documents notariés, des copies certifiées conformes ne nécessitent pas la signature du demandeur.

Pour renseignements additionnels

• Notaires qui cherchent des informations supplémentaires sur le document copie et la certification peuvent visiter le site Web de l'Association nationale Notaire à nationalnotary.org. Notaires peuvent également communiquer avec l'Association nationale notaire pour obtenir des conseils par téléphone au 800-US NOTAIRE (800-876-6827).