Qu'est-ce qu'un système de gestion de fichier?

Histoire

• La gestion des fichiers signifiait autrefois maintien d'un système de dossiers papier dans un ordre logique, souvent dans une armoire de fichier (ou plusieurs). Aujourd'hui, la gestion de fichier se réfère généralement à un logiciel qui organise des fichiers électroniques d'une manière similaire, mais sur un ordinateur au lieu d'un classeur. Très versions récentes des systèmes de gestion de fichiers sont construits sur Internet afin que les fichiers peuvent être situés en tout lieu via la recherche en ligne.

Caractéristiques

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  Un système de gestion de fichier sera généralement en vedette dossiers dans lesquels sont stockés des documents individuels. Les systèmes d'exploitation comme Windows permettent aux utilisateurs de créer et de dossiers virtuels de nom pour aider à organiser et localiser les documents électroniques. Ces dossiers peuvent avoir des sous-dossiers en leur sein, et de très grands systèmes ont plusieurs niveaux de sous-dossiers. Tous ces sous-dossiers étendent généralement d'un répertoire racine, qui est souvent le point de départ pour la recherche d'un document virtuel. Les fichiers individuels sont souvent nommés en utilisant convenu fichier style de nommage, ce qui rend les fichiers plus facile d'organiser et de localiser par plusieurs utilisateurs une.

  

Types

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  Il existe différents types de systèmes de gestion de fichiers, mais la plupart d'entre eux utilisent des bases de données. Autrement dit, les documents sont stockés dans un programme de logiciel ou plate-forme intranet avec une fonction de recherche qui permet de retrouver des documents. les systèmes de gestion de fichiers varient en sophistication de stockage et la récupération de documents. Les systèmes fournis bon marché offrent une gestion de fichier de base, les systèmes de niveau entreprise offre une gestion plus avancée des systèmes soit en ligne ou hors ligne, et très sophistiqués comme Microsoft Sharepoint offrent des options de gestion de contenu avancés.

Fonction

• La fonction d'un système de gestion de fichiers est de tenir des registres organisés d'une manière qui les rend facilement accessibles. Idéalement, ces systèmes peuvent être utilisés par quiconque dans une société qui a besoin d'accéder aux fichiers. Le système devrait être facile à apprendre et à naviguer, de sorte qu'il fonctionne comme un actif et ne pas frustrer les utilisateurs. Les systèmes de gestion de fichiers électroniques peuvent aussi représenter la quête d'un bureau pour aller sans papier.

Considérations

• Lors de la création d'un système de gestion de fichier, il est important de considérer la méthode que l'organisation fonctionne le mieux pour vos dossiers. Fichiers pourraient être organisées par catégorie ou le but - par exemple, les dossiers personnels pourraient figurer dossiers nommés "les comptes des ménages," "billets" et "documents hypothécaires." Les documents électroniques au bureau d'un médecin seraient probablement organisées par le nom du patient. De très grands systèmes de gestion de fichiers, tels que ceux dans une université pourraient être organisées en utilisant un système numéroté de différencier les différentes catégories de documents.