Décider sur une date et heure pour votre conférence téléphonique. Soyez sûr de prendre les participants qui résident dans des fuseaux horaires différents en compte lors de la planification du temps. Vous ne voulez pas de planifier une conférence téléphonique pour un temps avant ou après vos collègues seraient normalement dans le bureau.
Disposer d'un numéro d'appel de conférence du centre de conférence de votre entreprise, ou communiquez avec un fournisseur en ligne qui facilite les appels de conférence. Cela implique souvent la mise en place et compte et de payer une petite taxe, mais il est une option pratique si votre entreprise ne propose pas de services de conférence.
Préparer une demande de réunion indiquant la date, l'heure et le sujet proposé. Ce doit être envoyé par courrier électronique aux participants à la conférence d'appel plusieurs semaines à l'avance de leur donner suffisamment de temps pour répondre à votre appel conférence. Assurez-vous d'inclure des instructions de numérotation spécifiques et des numéros de NIP les participants auront besoin pour accéder à l'appel.
Créer un ordre du jour de la conférence téléphonique. Votre ordre du jour devrait couvrir ce que vous aimeriez la conférence téléphonique à réaliser, ce qui livrables seront nécessaires suite à l'appel et qui les participants seront responsables pour les prochaines étapes.
Envoyer l'ordre du jour et toute information supplémentaire les participants devront examiner plusieurs jours avant l'appel. Vous pouvez inclure des tableurs ou des rapports qui fournissent fond pour le sujet que vous prévoyez pour répondre.
Suivi personnellement avec tous les participants, vous ne l'avez pas reçu la confirmation de la journée avant la conférence téléphonique. Un coup de téléphone est le meilleur dans ce cas, puisque le participant peut ne pas avoir reçu votre e-mail avec la demande de réunion.