Vous dites que votre patron vient vous a demandé de planifier la conférence d'affaires prochaine? Ou vous avez décidé de mettre sur une conférence pour votre petit groupe de réseautage d'affaires? Ou peut-être vous pensez juste que ce serait amusant de mettre sur pied une énorme réunion, avec des conférenciers, des séances en petits groupes et des sacs de sucrerie! Cet article va vous aider à créer une conférence d'affaires sans stress.
Commencez tôt
Il est jamais trop tôt pour commencer à planifier. Si cette conférence va être un événement annuel, commencer la planification dès que l'actuel est plus - est une année loin pas trop tôt. Si ceci est la première fois pour l'événement, vous donner un minimum de six mois. Travailler une année si possible. Tout va prendre plus de temps que prévu, et si vos participants vont avoir à se déplacer, ils voudront de temps pour planifier des vols pas chers, etc.
Date et lieu
Pensez à la météo, la saison, et les prix dans les hôtels locaux. Si votre réunion va incorporer des activités de plein air, vous ne voulez probablement pas à tenir dans les morts de l'hiver si vous vivez dans la partie nord du pays. Vos participants seront reconnaissants si vous planifiez l'événement au cours ou à l'épaule hors-saison afin qu'ils puissent profiter de tarifs plus avantageux. Envisager d'autres événements qui se passe dans le même temps, vont-ils donner une valeur ajoutée à votre réunion ou seront-ils en conflit? Rappelez-vous, vos participants ont probablement déjà d'autres plans pour des vacances, alors restez loin d'eux.
Mettez-les ensemble une équipe
Regardez à vos collègues pour trouver une bonne équipe. Retirant une bonne convention d'affaires exige beaucoup de travail, et beaucoup d'elle. Ne pas essayer de le faire seul. Trouver les membres de l'équipe qui peuvent ajouter à l'ensemble des compétences en matière de planification. Répartir le travail uniformément et de façon appropriée. Découvrez qui est bon à la planification des menus, qui sait comment créer un budget et garder tout le monde sur la bonne voie? Utilisez le graphiste dans le groupe pour créer le flyers, logos, etc.
Logistique
Décidez où vous allez tenir la réunion. Il ya des hôtels avec de grandes salles de réunion, une cuisine, et d'autres installations de conférence sur place. Big conventions ont généralement lieu dans les hôtels pour cette raison. Vous pouvez souvent prendre des arrangements avec l'hôtel pour réserver un bloc de chambres à un tarif réduit pour vos participants. Si tout le monde est de rester sur le même site que les réunions, il est beaucoup plus agréable pour tous. Cependant, les hôtels peuvent également être coûteux et peuvent exiger un nombre garanti de participants pour les repas, les chambres, etc. Vérifiez autour et trouver le meilleur équilibre pour vos participants ainsi que les besoins de la réunion
L'ordre du jour
Maintenant que vous savez quand et où vous aurez la réunion, vous devez déterminer ce qui va se passer lors de la réunion. Vous pouvez planifier des conférenciers, des séances en petits groupes, et d'autres événements qui se divertir ainsi que d'éduquer vos participants. Planifier un sujet ou un thème pour centrer votre rencontre autour. Vous aurez besoin de décider sur votre conférencier et présentateurs de sessions en petits groupes au début afin qu'ils ne sont pas déjà réservés sur votre date choisie.
Qu'est-ce que pour charger
Vous aurez besoin d'élaborer un budget. Une fois que vous savez combien tout va coûter, vous pouvez déterminer ce qu'il faut payer. La meilleure façon de le faire est de surestimer le coût des choses et de sous-estimer le nombre de participants. Si vous pensez que vous avez 50 participants, le budget pour les 40 et alimentaire de plan de 60. Soyez prudent faire cela, cependant, que vous ne voulez pas à sous-estimer trop et ont beaucoup plus de participants que prévu ou surestimer trop et avoir ainsi trop de nourriture! Trouver un équilibre en regardant des événements similaires dans le passé ou de parler à votre équipe de façon réaliste.
Annoncez, Publicité, Publicité
Vous pouvez faire toute la planification que vous voulez, et avoir le meilleur programme de la conférence autour, mais les gens ne viendrez pas si ils ne savent pas à ce sujet! Faites passer le mot, utiliser les blogs, email, courrier escargot, bulletins d'entreprise, affiches, développer un site Web, tout ce qu'il faut pour communiquer avec le monde que vous rencontrez cet événement superbe. Ciblez votre marketing pour les personnes qui bénéficieront le plus de ce genre de conférence que vous envisagez. Ne perdez pas votre temps et de la publicité de l'argent pour le mauvais marché.
Remplissez ces sacs Goody
Ceci est une partie très importante d'une conférence. Les participants pourront espérer obtenir un sac de quelque sorte quand ils arrivent à l'événement. Mais où obtenez-vous les choses à mettre dans le sac de cadeaux? Simple. Il suffit de demander pour elle. Les annonceurs ou sponsors voudront ajouter des choses à les sacs de friandises, de nombreuses fois une entreprise a des stylos, des comprimés, etc. comme cadeaux publicitaires pour seulement ce genre d'événement. Ceci est aussi un bon endroit pour mettre l'ordre du jour de la conférence et les formulaires d'évaluation. Demandez aux entreprises locales si elles ont des produits de marque qu'ils veulent vous donner comme des coupons ou des articles promotionnels. Il est surprenant de constater combien trucs gratuits que vous pouvez obtenir si vous demandez juste pour elle!
Détendez-vous et amusez-
Une fois que la planification est faite, et la conférence est en plein essor, se détendre et profiter vous-même, réseau, et commencer à penser à la prochaine manifestation réussie.