Avez-vous un grand classeur débordant de déclarations, notes de cours, et d'autres papiers articles qui prennent beaucoup d'espace et peuvent être difficiles à rechercher. Ce guide va vous dire comment transférer ces fichiers au format numérique sur votre ordinateur pour économiser de l'espace, et de fournir pour la sauvegarde facile et la recherche.
Tout d'abord, assembler vos fournitures. Vous avez probablement déjà un ordinateur et vos fichiers peu organisés. Qu'est-ce que vous pourriez ne pas avoir est un scanner approprié. Numérisation grand nombre de documents avec un scanner à plat peut être une vraie corvée, donc investir dans aa scanner qui peut accepter un certain nombre de feuilles de papier à la fois. Scanners dédiés peuvent, curieusement, beaucoup plus cher que tout-en-un imprimante / fax / scanner. La plupart ont des capacités comparables en termes de la résolution qu'ils peuvent produire - ce que vous êtes plus intéressés par le nombre de feuilles est le scanner peut accepter à la fois. En outre, lire les commentaires en ligne pour vous assurer que le chargeur de documents ne se coince pas. Une option supplémentaire qui pourrait venir dans utile est la capacité d'auto-duplex le balayage - cela vous permettra de numériser les deux faces d'un document sans étape manuelle de rechargement.
Une fois que vous avez tous vos documents à portée de main, passer par les fichiers que vous souhaitez traiter et de les trier. Vous aurez envie de Groupe Papiers similaire largeur ensemble (c.-à-papier de cahier avec du papier de cahier, papier copieur avec du papier copieur), et dissocier les documents qui ont plié coins, des larmes, ou d'autres dommages qui pourraient interférer avec le chargeur de documents. Ensuite, le groupe les papiers en lots que le scanner peut acceptables par exemple, des paquets de dix pages. Ces documents rassemblés peuvent aller dans le "à" boîte.
Maintenant, vous êtes prêt à numériser! Chargez le logiciel de numérisation fourni avec votre imprimante / scanner, et chargez votre premier lot de documents dans le scanner. Choisissez une résolution appropriée - 300 dpi est standard, et généralement plus que suffisant. Choix d'une résolution plus élevée peut entraîner une image de meilleure qualité, mais cela prendra plus de temps à numériser, et plus d'espace pour stocker. Choisir niveaux de gris au lieu de couleur peut également enregistrer l'espace disque dur. Pour les documents, PDF est un bon format à choisir, car il sera plus facile de regrouper les documents de plusieurs pages dans un document unique à ce qu'elle serait avec des images.
Continuer à traiter le reste de vos documents. Si vous avez beaucoup de documents dactylographiés, il pourrait être intéressant d'investir dans un logiciel OCR (comme ABBYY FineReader). Cela va convertir le texte dans vos documents en modifiable, texte consultable. Le logiciel est beaucoup moins fiable pour les documents manuscrits.