Dans l'ère de l'électronique, les organisations ont besoin pour transférer des documents papier en fichiers électroniques. Le rôle principal du secrétaire d'imagerie est de gérer ce processus. Les fonctions comprennent la prise des dossiers papier, la numérisation et de télécharger les images sur un ordinateur, l'organisation des fichiers pour les retrouver facilement, laissant les clients internes ou externes savent que les fichiers ont été stockés, et l'envoi de copies électroniques par courriel, au besoin.