Rapports automatisés sont souvent nécessaires dans le monde des affaires. Dans toute entreprise, les données de l'entreprise sous-jacente est en constante évolution que de nouveaux produits sont vendus, les paiements sont reçus et les nouveaux employés sont embauchés. Pour permettre aux gestionnaires de prendre des décisions éclairées, les rapports de business intelligence doivent être disponibles avec des données qui est aussi actuelle que possible. En outre, avec les unités d'affaires répartis sur tous les continents, en automatisant le processus de reporting est encore plus important.
Parlez avec les utilisateurs finaux, typiquement les gestionnaires de décision et dirigeants, afin de déterminer les rapports dont vous avez besoin pour créer. Discuter de l'information exacte nécessaire dans ces rapports et la fréquence et les heures où les rapports doivent être générés automatiquement.
Enquêter sur les fonctionnalités de votre logiciel de reporting en interne. Tous les produits logiciels de rapports ont pas la capacité de générer des rapports automatisés. Pour certains, cette fonctionnalité peut ne pas être activé dans votre copie, en fonction de la version du produit et les licences
Assurez-vous que la fonction de production automatisée de rapports est disponible et active. Selon le logiciel, vous pourriez avoir à lancer un service sur le serveur pour faire la fonction activée. Consultez le guide d'utilisation du logiciel de déclaration à comprendre comment le faire. La fonction automatique de rapports peut également être un outil distinct qui doit être exécuté pour générer des rapports. Le moment où ces outils externes sont exécutées peut être contrôlée grâce à des événements de l'ordonnanceur. Lisez les instructions pour votre système d'exploitation pour savoir comment mettre en place un travail de planification.
Créer des rapports, et confirment avec tous les utilisateurs que la mise en page et les informations sont exactement ce qu'ils voulaient.
Créer une liste de distribution pour chaque rapport et utiliser la fonctionnalité intégrée de votre logiciel de reporting pour définir la liste de distribution. Ceci est une liste d'adresses e-mail à laquelle le rapport sera envoyé chaque fois qu'il est généré.
Assurez-vous que le programmateur externe est mis en place, si l'on est nécessaire.
Effectuer un essai, en spécifiant un temps de génération de rapport quelques heures après avoir d'abord configurer le logiciel. De cette façon, vous pouvez vous assurer que les rapports sont créés correctement et distribués à tout le monde sur la liste.
Vérifiez que le droit rapport a été généré en utilisant les données les plus à jour et que le rapport a été remis à tous les destinataires après l'heure prévue de l'essai. Une fois confirmé, supprimer le calendrier d'essai du système automatisé et le laisser aller en direct.
Vérifiez vos journaux système tous les jours pour identifier les erreurs qui pourraient autrement être passer inaperçu.