Base de décisions préliminaires logistiques sur votre budget: le nombre de clients, l'atmosphère, l'emplacement, la date et l'heure, de la nourriture (buffet, repas Sitdown, cocktail, des boîtes à lunch) et le degré de formalité. Donnez-vous de six à neuf mois de délai lors de la planification d'un grand événement. Voir 324 Créer l'Ultimate Liste de mariage.
Énumérer les tâches que vous voulez prises de vos épaules. Un pro peut planifier les budgets, louer audiovisuel et d'autres équipements, lieux de scouts, embaucher et gérer de la musique live, de gérer les listes d'invités, organiser des décorations et un service de voiturier, gérer les compagnies aériennes et les réservations d'hôtel pour les événements ou les invités de l'extérieur de la ville - même embaucher portable salles de repos.
Obtenez des conseils de mariage et de référence pour les entreprises locales, et de demander des références auprès d'amis, des collègues, des traiteurs, des hôtels et des entreprises locales pour planificateurs d'événements, des consultants ou coordinateurs.
Interview perspectives probables. Pour savoir si ils sont expérimentés dans le genre d'événement que vous jetez, demandez combien d'événements qu'ils ont produit, quel genre, pour quel groupe de taille, et ce qui fait de ces événements spéciaux. Discutez de ce que les aspects de votre événement qu'ils assumeront contrôle. Un bon planificateur devrait également être en mesure de proposer des idées créatives pour tous les budgets.
Discutez si vous serez facturé à l'heure, par l'événement ou en pourcentage du budget total. Demandez-lui si les prix des forfaits sont disponibles. Expliquez en détail ce que vous voulez que le coordonnateur à faire, alors demandez un devis par écrit. Demandez ce qu'il ou elle peut faire pour vous rassurer que les coûts ne seront pas écrasé, du moins pas sans votre accord préalable.
Interroger le coordinateur de voir comment il ou elle serait affronter des catastrophes potentielles telles que le traiteur de manquer de nourriture, le DJ ne se présente pas, ou une averse soudaine noyant un événement extérieur.
Demandez-lui si vous pouvez déposer par l'un des événements du planificateur en cours. Demander des détails sur les clients précédents de contact et de les appeler à poser des questions sur leur expérience avec ce que coordonnateur de l'événement particulier.
Préciser la portée du projet en détail. Décrire les responsabilités du planificateur et de délimiter toutes les informations de paiement, un accord écrit et signé.