Commencez la correspondance avec l'adresse appropriée pour le destinataire. Même si votre écriture d'affaires est destiné à exprimer la gratitude, vous devriez toujours maintenir le professionnalisme. Évitez d'utiliser le prénom du destinataire, sauf si vous le connaissez personnellement. Par exemple, l'adresse destinataire avec "Cher M." suivi de son nom si elle est une connaissance de l'entreprise. Si vous avez connu le destinataire depuis de nombreuses années, vous pouvez ouvrir la lettre avec quelque chose de moins formel.
Merci du destinataire dans le premier paragraphe de la lettre pour la chose pour laquelle vous êtes reconnaissants. Votre gratitude devrait apparaître immédiatement dans le corps de votre écriture d'affaires pour éviter de traîner sur le contenu de la lettre. Par exemple, si un membre de l'équipe de collègues sur un projet a travaillé des heures supplémentaires pour terminer les tâches du projet, la remercier pour son travail acharné dans la première phrase ou deux. Vous pourriez dire, "Merci, Bertha, pour la création de la proposition de hauteur pour la nouvelle campagne de publicité. Sans vous, ce projet ne serait pas terminé à temps."
Elaborer dans le prochain paragraphe sur les avantages que vous avez reçus à partir des actions du bénéficiaire. Le but de ce paragraphe est de renforcer votre gratitude et de stimuler l'estime de soi du destinataire. Par exemple, mentionne que le travail acharné du destinataire a abouti à un nouveau client pour l'entreprise, ou l'augmentation des revenus. Décrivant les avantages du travail de la personne se solidifie votre sincérité dans votre écriture d'affaires.
Mentionnez que vous avez hâte d'entendre ou de voir le destinataire de la correspondance à un point plus tard et finissez la correspondance. Seulement inclure ce court paragraphe si vous savez que vous verrez de nouveau la personne. Si vous exprimer ma gratitude dans votre écriture d'affaires pour une entrevue d'emploi et vous fermez avec une peine de voir la personne à nouveau, vous pourriez sembler trop audacieux pour le recruteur.