Parties d'une messagerie d'entreprise

Sujet

• Faire la brève de ligne d'objet et précise. Évitez d'utiliser des désignations qui pourraient déclencher le filtre anti-spam du destinataire, comme "Re", une abréviation bureau de mémo traditionnelle pour "En ce qui concerne," ou "Fwd," ce qui signifie un message transmis. Toujours remplir le sujet ligne- laissant le champ vide pourrait également lancer votre message dans le dossier spam.

Salutation

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  Utilisez une salutation professionnelle pour les messages de messagerie des entreprises. «Cher M. Foster" crée une bien meilleure impression que "Hey, Bob" et reflète votre image comme un homme d'affaires. Laisser une ligne blanche après la salutation, puis commencer le corps de l'email. Ce modèle rend l'ensemble du message plus facile pour le destinataire à lire.

Corps

• Suivez les directives standard de lettre d'affaires pour le corps de votre email. Utilisez un langage poli pour faire une demande ou d'expliquer un point. Si vous n'êtes pas sûr de le destinataire se souviendra de vous ou si vous êtes en contact pour la première fois, présentez-vous à la première ligne. "Je vous remercie pour parler avec moi jeudi dernier concernant le contrat Johnson" va rafraîchir la mémoire du destinataire avant d'entrer dans les détails de l'entreprise à portée de main.

Signature

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  Ajouter une ligne blanche après le corps de l'e-mail, à nouveau pour rendre le message plus facile sur les yeux, puis terminer le message avec un signe-off poli, comme «Sincèrement», «Sincèrement» ou encore «Merci." Après votre nom, ajoutez votre adresse e-mail, numéro de téléphone. votre titre avec la société et même l'adresse du bureau si vous le souhaitez. Cette offre le destinataire toutes vos informations de contact en un seul endroit.

Lu deux fois, une fois Envoyer

• Avant de frapper "Envoyer", relire l'e-mail pour rechercher des problèmes: est l'adresse email du destinataire correct dans le champ «À», est-il une ligne appropriée dans le champ «Objet» et est le message sans l'orthographe, le contexte ou les erreurs grammaticales . Double-vérifier votre signature et les informations de contact ainsi.

Restez professionnel

• Utilisez uniquement du texte noir sur un fond blanc. Choisissez une police pragmatique, comme Times New Roman ou Courier. Ne pas utiliser, les polices courbes colorées, graphiques-lourds antécédents, des émoticônes ou d'argot Internet, comme "LOL" (Laughing Out Loud). Éviter de taper un message dans toutes les lettres majuscules, qui est considéré comme crier sous forme de texte. Si vous envoyez un e-mail de l'entreprise à un grand nombre de destinataires, utilisez l'option Blind Carbon Copy (BCC). De cette façon, l'adresse électronique de chaque lecteur est protégé et moins susceptibles de se retrouver sur la liste anti-spam de quelqu'un.