Une feuille de couverture lors de l'envoi d'un document par fax, ou par télécopieur, est aussi important que le document lui-même. La feuille de couverture fournit des informations vitales sur le fax qui est pour, combien de pages il devrait être et ce que le document fait référence à ou ce qu'il doit être utilisé pour.
Remplissez tous les renseignements sur le haut de la feuille de couverture, avec le modèle ouvert ou sur un formulaire papier. Si vous avez le nom de la personne que vous êtes à la télécopie, l'utiliser. Sinon, utilisez le département ou nom commercial. Soyez sûr d'inclure le numéro de fax que vous envoyez à et le numéro de téléphone de la personne, du service ou entreprise. Cela aide la personne ou le greffier qui reçoit la télécopie obtenir l'information à la bonne personne ou le lieu.
Comptez toutes les pages, y compris la page de couverture, et de mettre le numéro dans l'espace pour le nombre de pages. Cela permet au récepteur assurez-vous qu'ils ne perdent pas toutes les pages dans la transmission.
Mettez toutes vos informations d'identification sur le formulaire. Lorsque vous travaillez avec ce type de communication, il est important que le récepteur n'a pas de problème, vous identifier et de la documentation que vous envoyez, ainsi que la façon dont l'information devrait être utilisée.
Inclure le sujet du fax. Si elle est au sujet de tout type de compte, inclure le numéro de compte sur la ligne d'objet. Si elle est au sujet d'un projet ou d'un programme, le mettre dans la ligne d'objet. Dans la zone de notes, inclure toute information concernant les discussions sur les documents.
Placez la feuille de couverture au-dessus de toutes les autres pages en cours par télécopieur de sorte qu'il vient en premier. Cela vous permettra de savoir si le récepteur, il a reçu tous les documents lorsque le télécopieur vient à travers. Ensuite, envoyez le fax comme vous le feriez normalement.