Envoyer vos regrets dès que possible. L'expéditeur pourrait déjà être irrité qu'il n'a pas reçu de réponse de votre part, et plus vous remettre en reconnaissant que vous avez manqué son message, le plus en colère qu'il peut obtenir. Ceci est particulièrement important si le courriel original contenait des informations cruciales ou sensibles au facteur temps, et votre incapacité à lire, il a eu des répercussions négatives.
Ecrire les excuses comme une réponse à l'e-mail manquer d'origine. Au lieu de laisser l'expéditeur demande si le message a été perdu ou si vous ignorer, répondre directement à l'e-mail que vous avez manqué démontre bien reçu. Lire l'e-mail à fond avant d'y répondre.
Excusons sincèrement et expliquer pourquoi vous avez manqué le email. Prendre la responsabilité de l'erreur, si nécessaire. Une déclaration suffisante pouvait lire, "Bonjour Marie. Je suis très désolé de ne pas revenir à vous tôt au sujet de votre demande de renseignements sur les documents de l'immobilier. Je accidentellement supprimé lors du nettoyage ma boîte de réception." Gardez vos commentaires brève. Des excuses élaborée, ou de répéter comment vous êtes désolé, est pas nécessaire.
Informer l'expéditeur que vous serez immédiatement satisfaire quelle que soit la demande a été faite de vous dans le message d'origine, et que vous allez suivre avec eux si nécessaire. Disant: «Je vous ai transmis les documents que vous m'a envoyé mon superviseur, ce matin, et je vais vous laisser savoir cet après-midi si il les a examiné" rassure le destinataire que vous travaillez pour rectifier la situation.
Restez calme et professionnelle. Si vous vous sentez gêné que manquant le message d'origine a causé des problèmes au travail ou dans votre relation avec le bénéficiaire, ne pas couvrir vos sentiments en essayant de détourner la colère de l'expéditeur avec un commentaire comme en faisant des blagues, ou «Je ne vois pas raison d'être bouleversé à ce sujet ".
Fermez le message avec une autre déclaration qui exprime votre regret et que vous ferez un effort pour ne pas répéter l'erreur à l'avenir. Une ligne simple comme: «Une fois encore, je présente mes excuses pour tout désagrément causé," suffira.