L'étiquette en affaires pour répondre au courrier et e-mail

Il ya un certain nombre d'avantages pour répondre correctement à un courriel ou une lettre. Lorsque vous répondez à un collègue ou un gestionnaire, de répondre d'une manière professionnelle indiquera comment vous êtes sérieux à propos de votre rôle et de la ligne de travail et améliorer votre réputation au sein de la société.

Lors de la communication avec un client, qui a peut-être fourni des commentaires ou de poser une question, de répondre avec intégrité et professionnalisme va nourrir votre relation d'affaires et renforcer la confiance, conduisant à un nouveau contrat ou accord.

Il est toujours bonne étiquette au moment de répondre à une lettre ou un courriel à répondre rapidement. Cela montrera que le contenu de leur email pour vous est important à vos yeux, et que vous intervenez sur les points contenus dans l'email rapidement. Même si vous êtes très occupé, et ne sera même pas en mesure de lire correctement l'e-mail pendant un certain temps, une réponse simple à accuser réception et assurer l'expéditeur que vous allez bientôt répondre correctement est courtois et un exemple de professionnalisme.

Assurez-vous toujours que toute lettre ou un courriel envoyé est libre de pauvres orthographe et de grammaire, pour éviter de donner l'impression que vous ne vous souciez pas assez sur l'expéditeur ou le contenu de l'email de doubler vérifier ce que vous avez écrit. Il est également bon étiquette, en particulier sur une longue correspondance, pour résumer vos points à la fin, ainsi que celles soulevées dans la lettre initiale ou par courriel. Il sera également de bonnes manières à «modifier down 'précédente correspondance par courriel à éliminer les interférences tels que les en-têtes, pieds de page ou l'information non pertinente. Cela montrera que la clarté est une priorité, qui à son tour affiche professionnalisme.

Il ya un certain nombre d'erreurs courantes qui doivent être évités. Premièrement, il est tentant, surtout lorsque l'on considère la correspondance par courriel, pour répondre à la colère de contact initial qui a été écrit dans un langage inflammatoire. Cependant, ce ne serait pas professionnel. Au lieu de cela, vous devez attendre un moment avant de répondre, afin d'éviter les conséquences inutiles et bouleversant.

Évitez d'utiliser «Répondre à tous», sauf si vous êtes absolument certain que tout le monde impliqué dans le message d'origine a besoin de lire votre réponse.

Si vous avez envoyé une lettre ou un courriel par erreur en réponse à contact initial, que ce soit une réplique en colère, une faute d'orthographe ou simplement une affaire de frapper 'Répondre' trop tôt, bonne étiquette électronique dicte que vous utilisez tout message de rappel disponibles ' «fonction. Un second e-mail de présenter des excuses et de clarifier la situation est également conseillé. Que répondre à un premier contact par erreur par e-mail ou une lettre, toujours demander poliment que votre première réponse effacés ou détruits.