Rôle d'un gestionnaire de documents

Augmenter l'accessibilité

• Les employés doivent avoir accès à des documents tels que des lettres d'accompagnement, des documents marketing, des tutoriels et des informations client pour terminer leur travail. Traditionnellement, les employés ont sauvé ces fichiers directement sur leurs disques durs pour l'accès futur, mais il ya un risque inhérent que les fichiers seront devenus désuets. En outre, les employés peuvent perdre un temps précieux peigner leurs disques durs pour les documents qu'ils ne télécharge.

  
  
  
  

  Un système de gestion de documents résout tous ces problèmes. Il crée un point focal où tous les documents sont sauvegardés. En outre, ces mêmes documents peuvent être partagés avec le personnel et les clients à travers un site web. La plupart des systèmes de gestion de documents peuvent sortie vers un site easily- l'avantage est qu'il est accessible à toute personne disposant d'une connexion Internet et ne nécessite pas de logiciel ou installations supplémentaire pour voir (il peut exiger un nom d'utilisateur et mot de passe, mais qui peut être spécifié).

  

Archivage de documents

• L'IRS exige des institutions financières de garder toute la documentation liée à un client pendant cinq ans après la fermeture du compte. Le ministère de la Justice nécessite un délai encore plus long pour les cabinets d'avocats, ce qui signifie que tous les fichiers ont besoin d'aller quelque part.
  gestionnaires de document ARCHIVE généralement documents chronologiquement, bien que certains préfèrent selon l'ordre alphabétique de la quantité d'informations à stocker. Si il est un bureau sans papier, les documents devraient sauvegardé (à deux endroits différents), puis purgé du serveur.

  

Mise à jour des documents

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  Selon la taille de l'organisation, de l'écriture peut être un élément clé pour le rôle d'un gestionnaire de documents. Les lettres d'accompagnement, des modèles et des tutoriels nécessitent des mises à jour constantes pour rester pertinent. En outre, les déclarations de confidentialité, contrats vierges et documents techniques reçoivent modifications mineures environ une fois par an.

  Si oui ou non le gestionnaire de documents rend ces changements personnellement, ce sera de sa responsabilité de veiller à ce que tout le monde utilise les versions les plus à jour. La façon la plus simple de le faire est d'utiliser un système de gestion de document.

  

Traçabilité Enregistrement

• Documents changent, et il est de la responsabilité du gestionnaire de documents pour savoir qui a fait quoi changements. La traçabilité est une fonctionnalité standard dans la plupart des logiciels de gestion de documents. Toutefois, un gestionnaire de documents permet de suivre la traçabilité sans le logiciel en faisant chaque document en lecture seule, puis connecter modifications demandées comme ils sont reçus.

  

Récupération des Documents

• Il y aura des moments où un gestionnaire de documents doit trouver des articles qui sont déjà archivées. Le plus souvent, cela est dû à des audits, les poursuites judiciaires et les catastrophes naturelles - qui exigent tous des registres méticuleux des événements passés.
  Pour cette raison, les gestionnaires de documents doivent archiver matériaux comme logiquement et précisément que possible. De cette façon, tout gestionnaire de document peut accéder à ces dossiers nécessaires, indépendamment de l'origine qui leur stockée.
  Quand il vient à la préparation aux catastrophes naturelles, stocker une sauvegarde du serveur de bureau quelque part en dehors du bureau. Si possible, le stocker dans une région différente, comme un bureau satellite.