Quelles sont les fonctions du poste de gestion des documents?

Positions de gestion des documents

• Toute organisation qui utilise des informations et génère des enregistrements doit avoir un processus pour les préserver. Les gouvernements fédéral, étatiques et locales, les organismes gouvernementaux, les écoles, les universités, les bibliothèques, les Nations Unies et les entreprises sont tous les endroits qui ont des besoins de gestion des documents et qui emploient du personnel de gestion des documents.

  En particulier, les entités gouvernementales ayant des responsabilités à leurs citoyens doivent avoir des règlements pour la gestion des dossiers et le personnel pour les administrer. Les règlements de gestion des dossiers du gouvernement fédéral sont sous la responsabilité des Archives nationales. Chaque département du gouvernement fédéral, dans les trois branches, a consacré des dossiers des organismes policiers fédéraux pour superviser la mise en œuvre des politiques et procédures de gestion des documents, développer des systèmes et des processus et de former du personnel pour bien gérer les dossiers.

Identifier et préserver les documents

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  La première chose que la position de la gestion des dossiers doit faire est d'aider l'organisation à déterminer quels types de renseignements doivent être conservés sous forme d'enregistrements. Le gestionnaire d'enregistrement doit alors répondre à contrôler les dossiers actifs pour assurer que la bonne version est utilisé et préservé (contrôle de version). Il doit également déterminer combien de temps, où et de quelle manière les enregistrements doivent être archivés. Cela comprendra la sélection du type de support utilisé pour préserver chaque type d'enregistrement (tels que microfiches, balayage numérique, etc.). Il doit prendre en considération juridique, commercial, du budget, de l'espace et des exigences réglementaires en prenant cette décision.

Catégorisation et dossiers d'organisation pour la récupération

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  Il est de la responsabilité de la position de la gestion des dossiers de l'inventaire et de vérification des enregistrements existants et de concevoir et mettre en œuvre l'organisation et de catégorisation des programmes qui permettront à la récupération efficace ou dossiers archivés.

Technologie

• Le professionnel de la gestion des dossiers se tient informé des avancées technologiques, y compris les applications de numérisation, la classification et l'archivage des dossiers. Il aide l'organisation à choisir et mettre en œuvre des technologies qui vont faire ces tâches d'une manière conviviale rentable et forme ceux qui vont les utiliser. La technologie choisie doit interfacer avec d'autres systèmes utilisés par l'organisation et avec d'autres organisations qui peuvent avoir d'accéder aux dossiers (tels que les organismes gouvernementaux).

Sensibilisation et formation

• La gestion efficace des documents ne peut être atteint sans la participation de tous ceux qui ont un rôle dans le cycle de vie du document. Pour cette raison, une partie du rôle de la position de gestion des dossiers est de sensibiliser ceux qui génèrent et de l'utilisation des dossiers. Ils doivent connaître l'importance de comprendre comment utiliser et engager à l'aide de procédés approuvés pour la production, la préservation et la récupération des documents.

Destruction d'archives

• La position de la gestion des dossiers supervise le cycle de vie complet des documents, y compris la détermination du calendrier de conservation et lorsque les enregistrements doivent être détruits. Le calendrier doit être conforme aux règlements, les politiques, les entreprises et les exigences juridiques de l'organisation. Le calendrier doit préciser les procédures pour placer une conservation légale des documents si elles sont nécessaires pour litiges et la méthode appropriée pour l'élimination des divers types de documents obsolètes. Le gestionnaire de documents examinera la sécurité, la confidentialité et les questions environnementales dans la détermination des méthodes d'élimination.