A propos de la tenue des dossiers

Histoire

• Les premières formes de langues écrites que nous connaissons - même des tablettes de pierre et des rouleaux de papyrus - semblent avoir été poussés par notre besoin d'enregistrer les lois de notre société, qui concerne les entités, les naissances et les décès, les dossiers médicaux et autres informations importantes. Comme nos cultures sont devenus plus sophistiqués, a ainsi fait nos dossiers de ces sociétés: des parchemins et des greffiers de Rome vers les centres d'apprentissage dans les monastères du Moyen Age, nous avons toujours essayé de garder la trace de nos communautés en constante évolution et les régions. Au 21e siècle, notre tenue de dossiers a évolué pour inclure mécaniquement dactylographiés et systèmes de classement électronique de données, rendues plus simples par les progrès de l'industrie informatique permettant le stockage de données et de documents électroniques.

Fonction

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  Un système de tenue des dossiers permet à une personne ou une organisation à déposer, de suivre et de gérer des documents et des dossiers. Ceux-ci peuvent inclure des informations financières, documents juridiques, dossiers de paiements et de crédits, et d'autres affaires importantes ou dossiers personnels. La plupart des systèmes suivent un ensemble de règles d'entrée et de sortie de documents et de fournir des exigences spécifiques pour toute personne utilisant, transmettre, copier ou déplacer des données.

Types

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  La plupart des systèmes de tenue de dossiers peuvent être classés dans l'une des deux manières: personnelles ou professionnelles. Système de tenue des dossiers personnels de tout le monde est un peu différent, et il n'y a pas de méthode standard à suivre lors de la création de votre propre. La plupart des gens utiliser un système de classement pour les factures, les documents juridiques et d'autres documents importants, et beaucoup ont également un système de courrier entrant et sortant. Certaines personnes créent les budgets des ménages, des listes de tâches et d'autres tâches à conserver leurs dossiers en ordre et assurer la stabilité de leurs activités quotidiennes. Cependant, vous pouvez créer un système avec seulement les éléments qui se sentent à l'aise pour vous- il est important d'avoir un système que vous allez réellement utiliser plutôt que celui que vous redoutez travaillez. En dehors de la maison et au niveau professionnel, vous verrez que de nombreuses organisations ont des exigences de dépôt spécifiques qui sont utilisés dans une discipline ou spécialité. Comptables, auditeurs et conseillers fiscaux ont tous un système d'ensemble de règles à suivre dans leur nombreux organismes de subventions et de prêts record keeping- exigent que les bénéficiaires à conserver leurs dossiers dans un system.Governments particuliers sont tenus de conserver certains formats de documents pour un nombre précis des années de se conformer aux lois des registres ouverts.

Avantages

• Les avantages de rester organisé dépassent tout simplement être en mesure de trouver quelque chose en cas de besoin. Des études ont montré que les personnes qui se sentent souvent organisés se sentent également plus en contrôle de leur vie et sont souvent en meilleure santé que ceux qui se sentent dépassés ou chaotique. En outre, avoir un système de travail de la tenue des dossiers - et s'y tenir - peut ouvrir plus de possibilités pour vous dans votre carrière et vie à la maison, en vous permettant l'accès aux dossiers et de fond que vous avez besoin pour presque toute transaction commerciale, achat important , ou un changement de vie. Au niveau de l'entreprise ou du gouvernement, la tenue de registres réussie peut signifier la différence entre la gestion d'une entreprise de façon efficace et de perdre du temps et des ressources précieuses en essayant de trier les centaines de documents créés chaque mois.

Considérations

• Si vous envisagez de créer votre propre système de classement pour un usage personnel ou à la maison, l'expérience avec quelques manières différentes avant de choisir celui qui est le plus confortable pour vous. Si vous êtes dans une petite entreprise, vérifiez auprès de votre conseiller financier ou conseiller fiscal avant de configurer votre système pour voir quels sont leurs besoins sont- si vous avez un vérificateur, assurez-vous de contacter également leur bureau pour voir ce que leurs priorités seront à la fin de chaque exercice. Cela peut vous faire économiser temps et argent lors de la comptabilité de fin d'année. Si vous travaillez pour une organisation et l'apprentissage de ses systèmes de classement, vous pouvez vérifier les associations qui régissent les enregistrements de cette industrie (par exemple, de vérifier auprès de la principale association ou les gouvernements provinciaux et fédéraux dans votre région de votre industrie pour voir quelles sont leurs exigences ).