Avant de commencer à écrire votre lettre, recueillir les faits. Si vous avez un reçu d'un achat, avoir ce en face de vous. Assurez-vous que vous connaissez la date et l'heure de l'incident, ainsi que le nom de l'employé responsable, si possible.
Griffonner vos plaintes en premier. Parfois, après une expérience avec un service client médiocre, vous pourriez être en colère et ne pas penser rationnellement. Scribble que tout bas d'abord et de le sortir de votre système!
Déterminez à qui adresser la lettre à. Si un employé vous traitait mal, savoir qui est le gérant du magasin est. Un regard rapide en ligne ou une brève conversation téléphonique avec vous trouver cette information. Si elle était un gestionnaire, vous aurez besoin de savoir qui est le propriétaire ou le gestionnaire régional est en ordre pour obtenir la lettre dans les bonnes mains. Beaucoup de grandes entreprises ont un formulaire que vous pouvez remplir en ligne, mais ceux qui presque jamais obtenir une réponse. Il vaut mieux écrire et envoyer votre propre lettre.
Commencez à écrire votre lettre. Dans le premier paragraphe, essayer de parler de quelque chose de bon sur l'entreprise ou de l'expérience. Si vous avez acheté il avant sans problème, dites-leur que. L'ajout de quelques commentaires positifs aidera le ton général de la lettre.
Dans le paragraphe suivant (s), expliquer la situation. Inscrivez la date, l'heure et le nom de l'employé et d'aller dans les détails sur ce qui a mal et pourquoi il était inacceptable pour vous.
Après votre liste de plaintes, ajouter un paragraphe avec ce que vous demandez de faire les choses. Si vous êtes allé manger au restaurant et la nourriture était terrible, poser pour un repas gratuit, vous pouvez donner une autre chance leur restaurant. Si le produit était indésirable, demander un remboursement de sorte que vous pouvez acheter un meilleur produit ailleurs. Si vous êtes en train d'écrire à leur faire prendre conscience d'une mauvaise situation, dites-leur que.
Terminez votre lettre en affirmant à nouveau quelque chose de positif sur la société ou d'un service.
Signez votre lettre et ajouter votre nom, adresse et numéro de téléphone dans votre signature afin que le gestionnaire / propriétaire puisse vous contacter.
La meilleure façon d'obtenir cette lettre dans les bonnes mains est de remettre en personne, si possible. Si la situation est arrivé sur place, rendez-vous dans le magasin et demandez à parler à la personne que vous a adressé la lettre à. Cela vous obtenir des résultats beaucoup plus rapides. Vous pouvez expliquer la lettre de suite et là ou vous pouvez simplement remettre à eux et de laisser.
Si la livraison de la main est pas possible, poster la lettre.
Donnez le gestionnaire d'une semaine ou deux pour revenir à vous. Si vous ne pas entendre quoi que ce soit après ce laps de temps, leur donner un appel et demander si votre lettre a été reçue. Souvent, ils travaillent sur un plan pour sortir de vous garder comme client et parfois cela prend plus que quelques jours pour comprendre.
Si l'entreprise fait tout en leur pouvoir pour faire les choses, dire aux gens que. Bon service client mérite d'être propagée par le bouche à oreille!