Qu'est-ce qu'une feuille de garde de télécopie?

Émetteur et le récepteur

• Une des fonctions principales d'une feuille de garde de télécopie est d'identifier l'expéditeur et le destinataire du document. Alors que les feuilles de couverture sont en option, un manque de renseignements de base pourrait conduire à des transmissions perdues. Si le destinataire ne capte pas le fax, le "Destinataire" Alerte sur la feuille de couverture permet le document arriver à la bonne personne. En outre, un destinataire de télécopie qui reconnaît le nom de l'expéditeur peut adresser le document plus rapidement. De nombreuses entreprises ont garde de télécopie feuilles à base de modèle-avec leurs noms et logos déjà imprimés sur la page.

Document Details

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  Une feuille de garde de télécopie typique a également une section pour la raison le fax est envoyé, ou les commentaires sur le document enceinte. Cette section est utile lorsque l'expéditeur a des préoccupations quant à savoir si quelqu'un prendra la transmission au sérieux. Si une entreprise soumet une proposition d'offre non sollicitée, par exemple, la feuille de couverture pourrait indiquer l'avantage pour le bénéficiaire de la lecture à travers les matériaux. Détails sur les documents pourraient également rappeler au destinataire que les matériaux par télécopieur suivi d'une discussion ou d'une entente précédente.

Date et Numéros de page

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  La date de la transmission et le nombre de pages envoyées sont aussi des éléments communs sur la feuille de couverture. Les deux sont importants pour la tenue des dossiers et de la précision. Une date sur un fax permet à un Étayer de l'expéditeur qu'il a rencontré un délai présentation particulière. Le nombre de pages du fax est très important de protéger contre les transmissions incomplètes. Une feuille de couverture pourrait indiquer, "5 pages, y compris la feuille de couverture." Cette alerte le destinataire que la transmission doit contenir cinq pages au total. Si tout est manquant, le destinataire peut alerter l'expéditeur au document incomplet.

Détails Supplémentaires

• Une page de garde de télécopie est également utilisé pour transmettre des informations sur la vie privée et de sécurité avec certains documents. Les organismes gouvernementaux, des institutions financières et des bureaux juridiques sont parmi les organisations qui pourraient avoir la vie privée ou la confidentialité des déclarations sur une feuille de couverture. Cette déclaration avertit le destinataire de la nature délicate de l'enceinte et contribue à assurer la reddition de comptes dans la sauvegarde de documents confidentiels. Les fax peuvent également se lier légalement le destinataire à des exigences contractuelles ou réglementaires. Certaines entreprises utilisent des transmissions par fax pour envoyer des documents de mémo-like, et comprennent tout simplement la feuille de couverture avec un résumé ou un bref message d'une page.