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Comment organiser votre charge de travail de bureau

Tout le monde peut apprécier la vue d'un occupé, exécutif de haut niveau, assis derrière un grand bureau, sans même un morceau de papier - sans parler d'un grain de poussière - en vue. Apparitions démentent la réalité, pour que la direction est probablement tout aussi occupé que vous êtes, mais il a trouvé une façon d'organiser sa charge de travail de bureau. Vous pouvez, aussi, aussi longtemps que vous développer un système qui fonctionne pour vous. Cela pourrait signifier employant certains "essayé-et-vrai" techniques tout en rejetant d'autres. Comme ce cadre de haut niveau, rappelez-vous que vous êtes en charge et vous qu'il appartient de prendre le contrôle de votre charge de travail avant qu'il prend le contrôle de vous.

Instructions

  1. Mettre en place un système de classement - papier électronique et - de sorte que vous pouvez rapidement passer de l'information une fois que vous avez terminé l'examiner. Beaucoup de professionnels sont "gerbeurs de maître," ce qui signifie qu'ils ont tendance à accumuler des piles de papier qui finit par les accablent. Faire un engagement à travailler sur un projet, puis, lorsque vous avez terminé, déposer sans délai loin. Pour les fichiers de papier, d'établir un système de fichiers codés par couleur, chaque couleur désignant un message significatif pour vous. Par exemple, mettre en œuvre un système de hiérarchie à trois couleurs dans laquelle des moyens verts "haute priorité," des moyens jaunes "priorité modérée" et des moyens rouges "priorité basse. Ou, pour réduire le nombre de fichiers sur votre bureau, utiliser un système à deux couleurs. Suivez la même logique pour créer un système de classement de l'ordinateur.

  2. Créer une liste quotidienne de choses à faire et le garder avec vous en tout temps pour rester concentré et sur la bonne voie. Rayez les tâches que vous les compléter. De même, gardez un calendrier avec vous en tout temps, les renvois les deux si nécessaire. Passez en revue votre liste de choses à faire à la fin de chaque journée et le début de chaque nouvelle journée à cimenter vos obligations quotidiennes dans votre esprit.



  3. Établir des limites de temps et des délais pour chacune de ces tâches, être optimiste mais aussi réaliste. Soyez particulièrement vigilant sur le temps que vous attribuer à lire et de répondre aux e-mails, comme il est incroyablement facile de se faire happer dans le temps "email vortex." Marquez vos e-mails avec "haute priorité" messages pour aider à concentrer vos efforts - et ensuite décider si oui ou non pour réagir en conséquence.

  4. Commencez appels téléphoniques et des rencontres avec une estimation de leur durée -, puis de regarder l'horloge et en tenir au plan. Les gens vont respecter votre discipline si vous dites quelque chose comme: "Comme je sais que nous sommes tous très occupés, nous allons essayer de notre mieux pour garder cet appel téléphonique ou une rencontre de 30 minutes."

    Votre but est un bureau bien rangé à la fin de chaque journée de travail.



  5. Fixez des limites pour les collègues qui peuvent essayer de vous piéger dans un déjeuner prolongée ou une conversation prolongée sur leur blind date horrible la nuit avant. Alors que certains l'interaction sociale est important de bâtir des relations entre collègues de travail, veillez à ce qu'il ne sort pas de la main et lancer une balle courbe dans votre journée de travail par ailleurs bien structuré.

  6. Reconsidérer le multitâche. Vous pouvez penser que vous parlez au téléphone, écrire un e-mail et l'examen d'une proposition de marketing fait de vous un super-employé, mais, en fait, vous pouvez être diffusant votre attention et que la place d'être contre. Si vous devez, vous forcer à concentrer votre attention sur une tâche à la fois et de comparer les résultats en mode multitâche d'organiser votre charge de travail.

  7. Évaluer votre charge de travail actuelle avant d'accepter d'assumer de nouvelles responsabilités. Bien que de nombreux employés supposent qu'ils devraient intensifier et de ne jamais dire non à ces demandes, examiner attentivement si vous avez le temps pour accomplir les tâches et si elles peuvent être réalisées en fonction de vos propres normes élevées.

  8. Consultez votre superviseur pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie avec votre plan pour organiser votre charge de travail de bureau. Passez en revue votre "plan d'action" et demander des commentaires.

    Envisager la possibilité que le multitâche est très surfaite.

Conseils & Avertissements

  • Prenez des pauses. Il est un fait avéré que les gens sont plus productifs quand ils prennent des pauses.
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