Comment écrire des courriels diplomatiques

Réglez le Tone

• Donnez le ton en mettant l'accent sur la façon dont vos idées, vos messages ou des instructions aideront vos employés. Reconnaître toutes les luttes liées au travail auxquels ils sont confrontés, tels que des problèmes techniques ou des échecs, et demandez - plutôt que de la demande - quand il ya quelque chose que vous voulez ou avez besoin. Par exemple, si vous ajoutez plus de personnel à un projet existant, écrivez, "Je sais que ce projet a mis une pression supplémentaire sur votre équipe, donc je demandé Jane Doe pour aider à la préparation de copie. Seriez-vous capable de lui fournir un brouillon avant le week-end?" La langue diplomatique a un ton poli qui tente de mettre les récipiendaires à l'aise.

Keep It Professional

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  Évitez personnelles, confidentielles ou des sujets sensibles, tels que les informations sur les salaires, les problèmes de personnel ou de conflits internes, dans un courriel diplomatique. Seulement discuter de questions d'intérêt public, suggère le magazine Inc. Toujours aborder les questions personnelles ou confidentielles en face-à-face ou par téléphone si une réunion en face-à-face est pas possible. Vous ne savez jamais quand un email pourrait se passer autour du bureau. Utilisez salutations professionnels et fermetures, afin que les destinataires savent que la correspondance est, pas de nature personnelle liée au travail. Par exemple, démarrer le email avec "Bonjour," "Salutations" ou "Bonjour" - Pas "Hey," "Yo" ou "Pour mes potes."

Choisissez bien vos mots

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  Se concentrer sur "Je" déclarations, plutôt que "vous" déclarations, surtout quand vous êtes la correction des erreurs, des erreurs ou corrections dans un courriel. Expliquez vos déclarations, afin que les bénéficiaires à acquérir une compréhension claire de vos objectifs et intentions. Par exemple, si vous voulez envoyer un email échelle de l'entreprise sur l'importance de respecter les délais, écrivez, "Ça a toujours été mon objectif de respecter les délais afin de maintenir une base de support client forte. Rapidité et efficacité sont deux de mes priorités, donc s'il vous plaît me contacter si des situations surgissent qui pourrait conduire à des difficultés de délais."

Soyez direct et spécifique

• Être honnête et directe avec votre correspondance, de sorte que vos collègues ne doivent pas lire entre les lignes ou de deviner ce que vous essayez de dire. Langage diplomatique est pleine de tact, concis et au point. Retirer l'excès mots, des pensées ou des idées qui peuvent confondre vos employés ou enliser votre boîte email. Par exemple, si vous voulez lutter contre les violations du code vestimentaire des employés dans un courriel aux enseignants, écrire, "S'il vous plaît examiner les exigences en matière de code vestimentaire dans le manuel de l'employé. Pas de shorts, débardeurs ou des tongs pendant les heures scolaires." Adresse e-mail à la "tous les employés," afin que personne ne se singularise.