Les responsabilités quotidiennes de gestionnaires d'installations dépendent fortement de la taille de l'organisation dans laquelle ils sont employés. Dans les petites opérations, ils peuvent tout faire, de la livraison du courrier à laver les planchers et changer les ampoules. Dans les grandes opérations, ils pourraient passer leur temps dans plus d'un rôle administratif, remplir des documents tels que des bons de travail et le paiement des factures, tandis que leur personnel effectue les aspects les plus manuelles de la fonction de travail. Certains gestionnaires d'installations ont des fonctions centrales complémentaires relevant de leur compétence, comme la technologie de l'information et de la paie. Dans ces cas, le gestionnaire de l'établissement doit diriger une équipe qui englobe une myriade de niveaux professionnels et éducatifs, et de démontrer une expertise dans des domaines allant de procédures d'entretien des installations propres à développer et maintenir des budgets de fonctionnement.