Le gestionnaire de réunion est en charge de la gestion globale de la réunion. Il vérifie le lieu de réunion et assure que tout est en ordre de marche avant la réunion commence. Par exemple, il veille à ce que l'éclairage et un équipement audiovisuel sont en bon état de fonctionnement. Il garantit également que tout le matériel nécessaire, comme des documents qui seront utilisés pendant les sessions, sont disponibles et, si besoin est, distribuée à l'assistance et haut-parleurs. Il contribue à la tenue de temps lorsque les sessions sont en cours d'exécution, à la fois pour les présentateurs et le public. Il annonce l'ordre du jour de la réunion et fait des annonces qui doivent être faites lorsque la session est en cours d'exécution. Il travaille en liaison avec les haut-parleurs et de l'équipe technique afin d'assurer que les sessions exécutées conformément au calendrier et tout se passe bien.