L'étiquette des procès-verbaux

Ponctualité

• L'enregistreur du rendu de la réunion devrait être l'un des premiers à arriver à la réunion. Essayez d'y aller environ 15 minutes avant la réunion est de commencer. Utilisez ce temps pour nous organiser, de commencer à prendre les présences et examiner l'ordre du jour.

  Si vous serez inévitablement en retard à la réunion, organiser un autre participant à combler dans les minutes jusqu'à ce que vous arrivez. Aviser immédiatement l'avance de la réunion de votre retard et lui laisser savoir qui a accepté de couvrir pour vous.

État de préparation

• Venez préparé avec une copie à jour de l'ordre du jour de la réunion, une feuille de présence et tout le matériel dont vous aurez besoin de prendre les minutes de la réunion. Si vous utilisez des équipements tels que les enregistreurs vocaux ou des ordinateurs portables, assurez-vous qu'ils sont opérationnels et les batteries sont pleines avant la réunion.

  
  
  
  

  Soyez conscient des exigences de mise en forme spécifiques pour les minutes de la réunion. Quand il ya, un format d'entreprise formelle pour répondre minutes, vous devez en prendre connaissance et être disposés à adhérer à ce format.

Précision

• Peut-être l'aspect le plus important de la réunion minutes étiquette est l'exactitude. Choisissez un siège central, si possible, pour vous permettre de mieux entendre les participants pendant que vous prenez des notes. Faire un plan de la salle pour vous aider à se souvenir de qui a dit quoi devraient toutes questions se posent.

  
  
  
  
  

  Il est pas inconvenant de demander à quelqu'un de répéter ce qu'il a dit ou des éclaircissements. Ne faire attention et essayer de garder les interruptions des éclaircissements à un minimum.

Examen

• Dès après la prise des minutes de la réunion que possible, tandis que l'information est encore fraîche dans votre esprit, vous asseoir et revoir vos notes. Projet d'une copie du procès-verbal de réunion et l'envoyer à la tête de la réunion pour examen. Demandez à l'avance si quelqu'un d'autre devrait examiner les minutes projet de réunion avant de préparer la finale, copie distribuée.

  Si tout est clair dans vos notes, ne pas faire des hypothèses. Demandez au participant à la réunion appropriée de répondre aux questions que vous pourriez avoir.

Délai d'exécution

• Réunion étiquette minute appelle à vous pour accélérer le redressement des minutes. Restez concentré sur la tâche et essayer d'envoyer les procès-verbaux de réunion terminés dans un à deux jours ouvrables. Si vous serez beaucoup plus à obtenir la copie finale du procès-verbal, à parler à l'avance de la réunion à propos de pourquoi il peut être en retard et quand il peut être prévu.

  Si les minutes de réunion sont retournés avec corrections et / ou modifications, répondre aux questions et, si des modifications ont été apportées, envoyer une nouvelle version du même jour.