Table ronde protocole de réunion

Préparation Attentif

• Envoyer un bref examen de deux à trois paragraphes de sujets que vous envisagez de discuter au cours de la table ronde. Vous pouvez joindre l'ordre du jour à votre invitation, afin que les clients puissent se préparer les moyens de contribuer à la réunion. Sur l'invitation, la date, l'heure, le lieu et toutes les considérations, comme à quel étage de la réunion aura lieu le et si collations ou un repas suivra la discussion. Faites savoir aux participants combien de temps la réunion de la table ronde durera, et tenir fermement à votre calendrier prévu. Limitez votre présence à un maximum de 30.

Introductions intéressants

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  Présentez tous les participants au début de la réunion, y compris vous-même. Assurez-vous que vous savez comment prononcer le nom de chaque personne correctement et avoir une brève description du rôle qu'ils vont jouer dans la discussion de la table ronde. Vous pourriez dire, "À ma droite est Tom Jones, directeur du programme Head Start. Il sera le partage des moyens d'aider les jeunes enfants à se intéresser à la lecture." Ou, "En face de moi est Linda Lewis, bibliothécaire à la bibliothèque publique, et elle est heureux d'entendre vos idées sur les programmes de lecture d'été."

Pas de dégrossissage à la conversation

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  Parlez-en à présentateurs, chefs de département et haut-parleurs spéciaux plusieurs jours ou semaines avant la réunion de la table ronde de sorte que chaque personne sait ce qu'il doit couvrir les sujets. Demandez présentateurs pour ouvrir la table de discussion et de rétroaction, de sorte que la réunion ne se sent pas comme une série de conférences. Demander aux intervenants de limiter leurs présentations à deux à cinq minutes donc il ya suffisamment de temps pour le dialogue. En tant qu'hôte, vous pourriez répéter ce que dit un présentateur, résumer les idées ou poser des questions pour stimuler la conversation. L'un des protocoles les plus importants pour une discussion de la table ronde est de promouvoir, la communication interactive en bonne santé. Aucune personne ne devrait dominer la discussion.

Moderating Polite

• Débattre est une composante acceptable des tables rondes, mais les participants doivent être respectueux, poli et prévenant des points de vue des uns et des autres. En tant qu'hôte, vous pouvez déplacer la discussion à un autre sujet si le dialogue est chauffé ou effondre dans une ornière. Il est de votre responsabilité de modérer la discussion, de sorte que vous devrez peut-être interrompre poliment et aider le recentrage du groupe sur les questions ou préoccupations les plus pressantes. Ou, vous pourriez avoir besoin pour réduire le délai de deux à trois minutes si les participants ou les présentateurs deviennent trop longue haleine.