Fixer des objectifs. Toutes les réunions doivent avoir un but. Avant votre réunion, décidez ce que vous voulez accomplir à ce asseoir. Lorsque vous rédigez votre objectif, écrire une déclaration concise et facilement compréhensible comme, "Pour sélectionner une campagne de publicité pour quatrième trimestre."
Préparer un ordre du jour. Liste de tous les sujets que vous souhaitez discuter à la réunion à l'ordre dans lequel vous voulez en discuter. Ajouter plus de clarté à votre ordre du jour en plaçant un montant estimé de temps à côté de chaque article pour discuter, pour vous aider à vous assurer que vous ne l'avez pas inclus trop d'éléments.
Partagez votre objectif et l'ordre du jour à l'avance de la réunion par courriel. En partageant l'objectif de la réunion et l'ordre du jour avec ceux qui seront présents à l'avance de leur arrivée, vous leur permettez de se préparent mentalement à la réunion ainsi que de leur donner l'occasion de se préparer avec de la paperasse ou d'autres matériaux germane à l'prévu sujet.
Établir les rôles. Sélectionnez un individu pour servir de secrétaire et demander à cette personne de prendre des notes que la réunion progresse. Attribuer un autre participant à la réunion d'agir comme gardien du temps. Cette personne sera de garder un œil sur l'horloge et aider à assurer que vous suivez votre attribution de temps prévu pour chaque élément de l'ordre du jour. Déclarez-vous le modérateur de la réunion, et assumer la tâche de se déplacer à travers les points de l'ordre du jour d'une manière opportune et efficace.
Reprendre le contrôle de la réunion si elle glisse hors de votre portée. En particulier, si un participant lors de votre réunion a tendance à diriger des réunions égarés, il est essentiel que vous exercez votre pouvoir comme le leader de réunion et de garder la session sur la bonne voie. Pour le faire efficacement, rappeler poliment l'individu essayant de détourner la réunion de la raison de la réunion et lui demander de sauver ses préoccupations secondaires pour la discussion à une date ultérieure.
Assigner des tâches. Comme vous vous déplacez dans votre discussion et de décider sur ce qu'il fallait faire, assigner ces tâches sur place. Aussi définir une date limite pour l'achèvement de chaque tâche, améliorer les chances que la tâche fait est fait. Demandez à la personne prise minutes de réunion d'écrire ces affectations de tâches.
Concluez la réunion à l'heure. Si vous permettez à la réunion pour aller au-delà de son point de fin programmée, vous trouverez probablement que la plupart des participants de vérifier mentalement de l'asseoir. Si vous atteignez la fin de votre temps de parole et que vous avez des éléments encore à discuter, les déposer à une date ultérieure par respect pour ceux qui ont donné de leur temps pour participer à la réunion.
Partager minutes après l'assemblée. Envoyer les minutes de la réunion avec un merci aux participants pour leur coopération et le dévouement avec 24 heures de la fin de la réunion. Si vous avez affecté de nombreuses tâches au cours de la réunion, inclure un rappel poli aux participants de suivre à travers les éléments affectés.