Comment prendre minutes à une réunion d'affaires

Choisissez vos outils

• Quand il vient à choisir les outils, sélectionner celles qui fonctionnent le mieux pour vous et vous permettront de rester au top de ce qui se passe lors de la réunion et de prendre des notes cohérentes. Pour certaines personnes, qui est un ordinateur portable ou d'une tablette par ordinateur pour d'autres, il est un cahier et un stylo. Avoir un appareil d'enregistrement tel qu'un enregistreur de voix ou un smartphone avec une application d'enregistrement peut également vous aider à examiner la réunion plus tard. Si vous utilisez un smartphone, tablette ou ordinateur, désactivez les sons, des jeux ou des applications de médias sociaux afin que vous ne soyez pas perturbé lors de la réunion. Ces outils peuvent vous aider à prendre des notes plus rapide - mais vous devez toujours avoir un ordinateur portable et quelques stylos ou des crayons en main comme une sauvegarde.

Utilisation d'un modèle

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  Élaboration d'un modèle peut aider à gagner du temps, puisque vous ne devrez pas passer des moments précieux lors de la réunion d'écrire sur les sujets abordés. Les programmes d'ordinateur, y compris Microsoft Office, offrent des modèles de réunion d'entreprise, vous pouvez utiliser - ou vous pouvez développer votre propre document vierge en utilisant l'ordre du jour que vous recevez avant la réunion. Ces modèles ont généralement sections qui comprennent "Les participants," "Éléments D'Action," "New Business" et ainsi de suite, mais vérifiez avec votre employeur pour savoir si d'autres éléments sont nécessaires, tels que les noms des actionnaires présents, les noms des invités et le lieu de la réunion. Au début de chaque section, créer une petite boîte avec le mot "Temps" en elle, de sorte que vous pouvez écrire le temps que la section a commencé. Sur un ordinateur, enregistrer le modèle dans Word ou un autre format modifiable, laissant quelques espaces dans chaque section. Si vous créez un modèle à imprimer puis remplir à la main, laisser suffisamment d'espace dans chaque section. Lorsque vous écrivez des notes à la hâte, vous serez souvent écrivez plus grande et de prendre plus de place que vous feriez si vous aviez plus de temps.

Ce qu'il faut inclure et quoi Leave Out

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  Le but de prendre minutes lors d'une réunion est de ne pas enregistrer chaque chose que les gens discutent, mais au lieu d'enregistrer les choses qui sont arrivées, suggère "Les Règles de procédure Robert," un petit livre qui décrit comment gérer des réunions parlementaires. Ce livre est souvent utilisé par les organismes sans but lucratif et les entreprises comme un guide pour la conduite des réunions. En termes de notes de réunion, ne perdez pas votre temps à écrire chaque argument quelqu'un fait pour ou contre une action entreprise en particulier, par exemple. Quand quelqu'un fait un mouvement, par exemple, écrire le libellé exact de la motion, qui l'a fait, et les résultats finaux du vote. Vous n'êtes pas, cependant, besoin d'écrire les commentaires de tout le monde pour ou contre la motion. Quand quelqu'un fait un rapport, notez qui a fait le rapport, le nom du rapport, un court résumé du rapport, et les mesures prises. Et puisque vous prenez "minutes," également écrire moment où la décision a été faite, ainsi que le temps, les gens ont commencé à discuter la question.

Développer une sténographie

• Même si vous n'êtes pas écrire chaque chose qui est arrivé, parfois l'action à la réunion pourrait aller plus vite que vous pouvez suivre. Lorsque cela se produit, utiliser votre propre raccourci. Par exemple, vous pourriez utiliser des abréviations de mots d'affaires courantes, telles que "mgmt" pour la gestion ou "poussée" pour le produit ou la productivité. Utilisez les initiales des personnes impliquées dans la réunion, tels que "JS" pour John Smith. Des symboles comme un point d'interrogation peuvent également être raccourci pour "question." Par exemple, vous pourriez écrire "JS?" pour indiquer que John Smith a posé une question. Développez votre propre raccourci, puis le traduire en termes tout le monde peut comprendre avant de publier les notes de réunion.