Les réunions d'affaires nécessitent la planification, l'organisation, le leadership, la tenue des dossiers et le suivi. Comment votre projet produit dépendra de la prise de décision et d'action qui découleront de l'effort de collaboration rendue possible à partir de la réunion.
La première étape est de rédiger l'ordre du jour de la réunion. L'ordre du jour est le contour de toutes les questions qui nécessitent une discussion pour les décisions qui sont nécessaires pour faire avancer votre projet ou objectifs. Lister tous les problèmes connus dans un format aperçu concis avec des points de balle. Une fois que vous avez rédigé l'ordre du jour, vous saurez les questions, et ensuite vous saurez qui doit assister à la réunion.
Envoyez un courriel de masse ou faire des appels téléphoniques à toutes les personnes qui ont besoin d'assister à la réunion et leur demander leur disponibilité avec les dates et heures pour une période d'une semaine si vous avez plusieurs participants. Cela seul peut être un défi de taille compte tenu des horaires chargés. Une fois que vous avez la disponibilité de tout le monde, croix référencer les horaires pour une date et le temps disponible. Planifiez suffisamment de temps pour tenir la réunion, et d'envoyer un avis à tous les participants de la date, l'heure de début, heure de fin et lieu de la réunion, avec une copie de l'ordre du jour.
En préparation de la réunion, des copies de l'ordre du jour distribué à tous les participants ainsi que tous les documents qui seront le sujet de la discussion. Des panneaux d'affichage et des présentations power point devraient être prêts pour l'affichage de chevalets et projecteur nécessaire, ordinateur portable et écran. En outre, l'organisateur de la réunion doit être prêt à diriger la réunion et un gardien de dossier devrait assister à la réunion pour prendre des notes.
Lors de la conduite de la réunion, la réunion organisateur / leader doit maintenir la discussion sur la bonne voie. Discussion va inévitablement conduire à des problèmes tangentielles et hors sujet de discussion, de sorte que le leader doit faire en sorte que la discussion revient finalement à l'ordre du jour. Le leader doit également garder une trace du temps et de garder la discussion qui coule à frapper tous les éléments de l'ordre du jour. Le chef doit fournir une brève description de l'ordre du jour pour lancer la discussion et aussi poser des questions ou demander des commentaires de participants à obtenir les informations nécessaires. Le chef devrait conclure chaque élément d'action avec la personne responsable de l'achèvement de l'article et un calendrier de temps estimé pour l'achèvement.
Une fois tous les éléments de l'ordre du jour sont terminées, le groupe devrait prévoir une réunion de suivi se rencontre sur un accord sur le jour et l'heure ou le calendrier nécessaires se produisent régulièrement.
Le détenteur du dossier devrait compiler ses notes dans une réunion minutes organisés en forme de plan. Le projet de procès devraient ensuite être envoyés aux participants à la réunion de demander des commentaires, des corrections ou des changements. Les minutes de la réunion finales devront être distribués aux participants et utilisés pour le suivi de l'action et que la base de la prochaine réunion de l'ordre du jour si nécessaire.