Contactez la personne qui reçoit la promotion en premier. Plusieurs fois, on dit aux gens en personne qu'ils obtiennent une promotion. Leur envoyant un mémo est aussi parfois fait dans les affaires. Mais si une promotion mémo générale est envoyé, l'employé ne doit pas savoir qu'il est promu se en même temps que tout le monde. Parlez à la personne ou de lui envoyer un email privé en premier.
Savoir qui sont les lecteurs. Lors de l'envoi d'une note de service que vous avez besoin de savoir qui va être getting it. annonces de promotion pourraient aller à un département, une division de la société ou de l'ensemble de l'organisation. Pour les promotions parmi les cadres supérieurs, la note doit être plus formelle. Pour une petite note de service, le graphisme, comme un ballon autour de la "félicitations" peut être acceptable. Tout dépend de la culture d'entreprise et de l'industrie. L'industrie de la publicité, par exemple, est généralement plus décontracté que bancaire.
Donner des détails sur la promotion. Dans le journalisme il ya les six Ws: qui, quoi, quand, où, pourquoi et comment. Une note de promotion raconte une brève histoire. Pour qu'elle soit utile, vous devez donner le nom de la personne promue, son nouveau titre et la date de la promotion devient effective. Le "où" est le département ou la division elle travaillera. La "pourquoi" discute brièvement les réalisations de l'employé qui ont conduit à la promotion. Il pourrait y avoir un "Comment" si un comité de sélection a pris la décision. Une note de promotion peut également décrire les nouvelles responsabilités de l'employé promu.
Gardez le court mémo. Une note de promotion est vraiment juste une annonce. Garder court augmentera les chances qu'il sera lu par d'autres dans la société.
Relisez avant de l'envoyer. Ceci est important car il est un mémo d'affaires et les employés attendent un certain niveau de professionnalisme. Depuis le mémo de promotion est court, il n'y a vraiment aucune excuse pour les erreurs grammaticales, de fautes d'orthographe ou d'autres problèmes d'écriture. La note de service doit être bien écrit et instructif, car il reflétera la personne qui envoie le mémo.