Le coordonnateur de banquet couvre toutes les bases en veillant à un événement ne manque pas de dispositions nécessaires pour le bon fonctionnement. Cela comprend conférant avec, le personnel de construction et d'entretien techniques pour confirmer micros sont en place et fonctionnent, toutes les prises électriques et les détecteurs de fumée sont en état de sécurité et de travail, et que les écrans, les projecteurs, les ordinateurs et tout autre équipement audio et vidéo est mis en place et correctement placé. Le coordonnateur de banquet supervise le placement sécurisé de podiums pour les enceintes, met en scène pour les bandes, les installations pour les DJs et les essais de tous les systèmes éclairage et de sonorisation. Ils ont également fleuristes directs, traiteurs, décorateurs et artistes concernant où livrer, d'organiser et de stocker des éléments nécessaires pour leurs rôles spécifiques dans un événement.