Aide administrative description d'emploi

Coordination et Planification

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  De répondre au téléphone à la mise à jour des calendriers d'événements, les aides administratives sont intimement impliqués dans chaque activité organisationnelle significative d'un bureau. Routage du courrier entrant et fax à la personne appropriée est une partie du travail, comme il est de rendez-vous et des réunions du personnel. Assistants aux grandes organisations comme les collèges ou les organismes publics servent également souvent la liaison entre leurs patrons et les différents départements de l'organisation.

Correspondance et communications

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  Éditer et composer des mémos, des rapports et autres documents de bureau est une autre tâche essentielle que les gestionnaires attribuent aux aides administratives. Des emplois de niveau supérieur viennent avec des responsabilités plus complexes. Par exemple, les assistants de direction peut mener des recherches et préparer des présentations et des feuilles de calcul, et les aides du district scolaire peuvent être attendus à composer, éditer et produire des matériaux pour ministériels, des publications et des divisions scolaires - plus des bulletins, des codes, des bulletins d'information et des programmes de performance.

Relations avec la clientèle

• Discrétion et bon jugement sont des qualités essentielles pour les aides administratives, qui servent de visage public de leur employeur. Ce rôle implique souvent répondre aux questions et aider les clients mécontents. Par exemple, un aide au bureau d'une propriété société de gestion serait prévu pour enregistrer les détails de la plainte d'un locataire et aider à résoudre son problème. Aides besoin de résolution de problèmes et la résolution des conflits des compétences supérieures pour faire face à de telles situations.

Tenue des dossiers et gestion des données

• Un aide administrative maintient la mémoire institutionnelle de l'organisation à travers ses tenue des dossiers et de gestion de base de données des compétences. À un district de l'école, par exemple, un aide peut coordonner et maintenir des fichiers et des index. En revanche, l'association d'un propriétaire peut s'attendre à des assistants pour organiser et gérer la correspondance générale, les factures, les porte-clés, reçus de caisse et bons de travail - ainsi que des documents internes de l'organisation. Au grandes organisations, aides peuvent gérer magasins ou les bibliothèques d'entreprise.