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Secrétaire description générale du travail

Un secrétaire effectue des tâches administratives de base. Habituellement, pour un poste de secrétaire de niveau d'entrée vous avez juste besoin d'un diplôme d'études secondaires. En tant que secrétaire une personne aura besoin de savoir comment maintenir un bureau. Une personne doit être capable de faire plusieurs tâches efficacement. Ils doivent avoir de grandes compétences écrites et verbales. Un secrétaire doit avoir de grandes compétences organisationnelles, et ils doivent certainement savoir comment taper et utiliser un ordinateur. Il ya beaucoup de choses un secrétaire fait dans le bureau.

Saluer Les Gens

  • Une des choses les plus importantes qu'un secrétaire doit faire est d'être en mesure d'accueillir les gens d'une manière agréable. Une secrétaire est généralement responsable de saluer les gens en personne au bureau. Ils saluent également les gens sur le téléphone. Un secrétaire doit être en mesure de donner des informations correctes, prendre des messages en cas de besoin, et de transfert d'appels vers les bonnes personnes dans le bureau.

Correspondance



  • Un secrétaire doit faire face à toutes sortes de correspondance. Secrétaires composent et le type de nombreux types de correspondance de bureau. Un secrétaire ouvre et trie le courrier. Ils envoient également le courrier.

La préparation des rapports

  • Un secrétaire recueille et analyse des données. Ils compilent des informations de sources donnés dans un rapport bien défini. Cela signifie qu'une secrétaire fonctionne sur un ordinateur la plupart du temps. Une secrétaire a généralement besoin de connaître la plus à jour des informations de l'ordinateur dans le but de bien faire le travail.

Dépôt




  • Un secrétaire prépare la paperasse pour le dépôt. Parfois, une secrétaire est responsable de la création d'un nouveau système de dépôt. Secrétaires sont toujours responsables de l'ajout de nouveau matériel. Ils sont responsables de maintenir le système de classement organisé.

Achat

  • Le secrétaire dans le bureau est habituellement la personne en charge de l'achat de tous les matériaux de bureau qui sont utilisés dans le bureau. Ils devront garder une trace de ce que les fournitures de bureau sont utilisés. Ensuite, ils doivent commander de nouvelles fournitures de bureau quand ils sont à court. Un secrétaire doit également commander de nouvelles choses en cas de besoin dans le bureau.

Copiez et Fax

  • Une secrétaire est généralement la principale personne qui utilise la machine de copieur. Ils sont responsables de faire les copies des documents dans le bureau. Secrétaires sont aussi généralement en charge de la machine de fax. Ils envoient des télécopies et de garder trace des fax qui sont envoyés dans le bureau. Ensuite, ils distribuent les télécopies à quiconque les fax ont été envoyés à. Un bon secrétaire a besoin de savoir comment travailler à la fois une copie et un télécopieur.

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