Un secrétaire exécutif fournit un soutien administratif et de bureau à une personne de haut niveau, tels que le président de l'entreprise ou de Chief Executive Officer (CEO), généralement après une expérience préalable en tant que secrétaire général. Parfois appelé un assistant administratif, cette personne peut également superviser et former inférieure personnel de soutien de niveau. Un secrétaire exécutif devrait présenter une image très professionnelle de contacts en personne et au téléphone.
SchedulingUn secrétaire exécutif est chargé de maintenir l'horaire de l'exécutif et la coordination de certains de ses événements, tels que des conférences, des réunions et des conférences téléphoniques selon hrVillage.
CléricalTâches de bureau comprennent la préparation de la correspondance, des présentations, des factures, des listes de diffusion et autres documents demandés. Le secrétaire général est responsable de la tenue des dossiers, à la fois électronique et sur papier. D'autres tâches incluent la recherche, la télécopie, la photocopie et d'envoi. En outre, cette personne doit préparer et maintenir un rapport de dépenses pour le PDG.
InteractionLe secrétaire exécutif doit accueillir les visiteurs et les clients d'une manière amicale et professionnelle, selon hrVillage. Un secrétaire exécutif devrait savoir si pour permettre aux visiteurs ou aux appelants d'avoir accès à des cadres ou les référer à un autre service au sein de l'organisation. Il peut y avoir une interaction avec d'autres cadres de haut niveau au sein de l'organisation. Un secrétaire exécutif peut également travailler avec les représentants des ventes de fournitures, mobilier et équipement de bureau.
CourrierUn secrétaire exécutif ouvre et écrans courrier entrant et signes pour les packages de sociétés de livraison. Parfois, elle peut répondre au courrier de routine ou le rediriger vers une personne plus appropriée dans l'organisation, selon Monster. Les questions urgentes sont portées à l'attention du chef de la direction dès que possible.
ExigencesUn poste de secrétaire exécutif exige habituellement un diplôme d'études secondaires, bien que le degré d'associé est préférable, et de trois à cinq ans d'expérience en tant que secrétaire général. Le candidat devra avoir une bonne connaissance des logiciels informatiques, tels que Microsoft Office, selon Monster. Excellentes compétences écrites et verbales de communication sont nécessaires, ainsi que des compétences organisationnelles.
BénéficesSelon l'échelle salariale, de 2010 à taux horaire moyen pour un secrétaire exécutif avec un diplôme d'études secondaires est entre $ 12,94 et $ 18,46. Avec un grade d'associé, un secrétaire exécutif peut gagner jusqu'à $ 19,61 par heure.