Description des procédures de bureau

Service à la clientèle

• Un des facteurs les plus importants dans les procédures de bureau est comment les clients sont traités quand ils téléphone ou visitez le bureau.

  Lorsque vous traitez avec des clients en personne, il est une bonne idée pour saluer la personne avec un sourire et être attentif à leurs besoins. Si un client vient avec une plainte écouter attentivement mais ne devient pas défensive, confrontation ou de se fâcher, il ne servira qu'à aggraver la situation. Preuve d'une réelle préoccupation que l'expression du visage ou le langage du corps, quand un client se plaint. Si le client est rodomontades, leur permettre de tempêter - ne pas essayer de les arrêter ou de parler sur eux. Une fois qu'ils ont exprimé leur plainte, répondre calmement en leur disant ce que vous comptez faire pour eux ou à qui vous allez les consulter et comment cette personne sera en mesure d'aider à résoudre le problème aider.

Téléphone Etiquette

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  Parce que la personne à l'autre bout de la ligne ne peut pas vous voir, les téléphones doivent être répondues de manière optimiste. La personne à l'autre extrémité doit être en mesure d'entendre le "sourire" dans votre voix. Toujours répondre aux appels entrants avec le nom de la société en prenant soin d'énoncer le nom de la société de sorte qu'il est compréhensible. Parfois, il est nécessaire de filtrer les appels avant de les transmettre au destinataire. De tout faire pour obtenir le nom du droit de la personne. Gardez un bloc-notes à portée de main pour écrire le nom de l'appelant en cas d'interruption ou le destinataire ne répond pas et l'appel est renvoyé. Ainsi, il sera possible de traiter directement avec l'appelant.

Interaction avec les autres employés

• Il est jamais une bonne idée de discuter de problèmes personnels avec d'autres employés ou participer à potins de bureau. Politique et religion doivent être évités car les sujets de conversation de bureau.

  
  
  
  
  

  Toujours être respectueux quand attaquer à d'autres employés. Une bonne règle de base est que si la personne que vous abordez est un subordonné, il est OK pour les aborder par leur prénom, mais un superviseur ou le gestionnaire doit être adressée comme M. ou Mme moins qu'ils ne demandent à être traités par leur première nom.

Organisation

• La zone de travail doit toujours être propre, propre et bien organisé. Si vous êtes en congé de maladie ou de l'extérieur du bureau pour une raison quelconque, quelqu'un peut avoir à récupérer des informations à partir de votre bureau et ne devrait pas avoir à "farfouiller" tout sur votre zone de travail pour trouver ce qu'ils recherchent. Il est également important de ne pas garder des objets personnels dans ou sur votre bureau parce que quelqu'un mes accidentellement "trébucher" sur quelque chose que vous ne voulez pas devenir public.

Attention au detail

• Si le travail nécessite plusieurs étapes pour terminer, il est une bonne idée de faire une liste et cochez chaque article qu'il est terminé. Peu importe ce que les fonctions sont assigné une attention particulière au détail est crucial pour faire un bon travail.

  Si la création de documents est une partie du travail, assurez-vous d'exécuter un correcteur orthographique et grammatical contrôle sur chaque document. Quel que soit le travail l'exige, il est toujours une bonne idée de revérifier le travail avant de le mettre en.