Assurez-vous vêtir de façon appropriée. Les réceptionnistes sont la première personne les clients voient lorsqu'ils entrent dans une entreprise. Votre employeur vous donne généralement des lignes directrices pour quoi porter lors de votre entrevue ou de l'orientation. La tenue d'affaires tels que des pantalons, une chemise et une cravate ou une jupe ou une robe et des talons confortables sont acceptables dans la plupart des paramètres de l'entreprise.
Organiser votre bureau de manière organisée. Gardez votre bureau libre de tout encombrement et assurez-vous que les documents de l'entreprise privée ne sont pas à l'air libre pour les autres à voir. Vérifier en permanence la zone de réception pour assurer racks de magazines, les détenteurs de cartes de visite et brochures sont en stock et disponibles à la clientèle.
Réponse appels téléphoniques rapidement. Rediriger les appels téléphoniques à la personne appropriée au besoin. Si vous devez prendre un message, vérifiez que vous avez les informations correctes en répétant le nom et le numéro de téléphone de l'appelant avant de raccrocher. Si vous devez mettre un client en attente, de lui expliquer que vous le mettre en attente. Arrivée toutes les 30 secondes pour vous assurer qu'il sait que vous ne l'avez pas oublié.
Accueillir les clients rapidement quand ils approchent de votre bureau. Si vous êtes au téléphone, assurez-vous que vous les reconnaissez avec un sourire et des vagues. Vous pouvez aussi mettre l'appelant en attente temporairement pour laisser le client sait que vous serez avec lui.
Écoutez attentivement le client pour vous assurer de le diriger vers la bonne personne ou la zone la première fois. Lorsque vous perdez le temps d'un client, il est susceptible de se propager l'expérience avec des amis et la famille qui racontent que les autres. Parole de commentaires de la bouche peut nuire à la réputation d'une entreprise.
Offrir à ses clients qui doivent attendre une tasse de café ou un verre d'eau, si possible. Traiter clientèle comme de la famille contribue à la formation d'une première impression forte.
Ranger la zone de réception entre les clients. Redresser les magazines ou des supports. Si il ya une zone pour le café ou l'eau, assurez-vous qu'il ya assez de tasses, sachets de sucre et d'autres fournitures nécessaires.