Un aspect important de la gestion du temps du projet est d'apprendre à faire la distinction entre urgent et important. Une question urgente est celle qui doit être fait aujourd'hui ou autre catastrophe ensuit. Si la date limite pour une demande de subvention est aujourd'hui, obtenir que la demande de subvention dans le courrier aujourd'hui. Il ne peut pas attendre jusqu'à demain.
D'autre part, des questions importantes sont celles qui doivent être traitées à un certain moment, probablement plus tôt plutôt que plus tard et impliquent généralement des projets à long terme. Cependant, des questions importantes ne sont pas nécessairement urgent. Il peut être bénéfique à déléguer les questions urgentes à des individus spécifiques et les questions importantes pour les autres, car il est difficile de traiter avec les deux problèmes simultanément.