Communication interne et externe efficace

Répondant à la question principale

• Dans un monde où les gens sont inondés de milliers de messages chaque jour, leur première question est souvent "Pourquoi devrais-je m'y intéresser?" ou "Qu'y at-il pour moi?" Une communication efficace rend cette réponse claire pour le lecteur ou l'auditeur. Demandez-vous ce que l'information serait plus important pour vous si vous étiez un membre de l'auditoire et de vous assurer que vos matériaux offrent ces détails. Mettre l'accent sur les avantages au début de votre message ou matériaux avant d'ajouter des informations moins importantes.

Simplification

• Garder votre communication directe augmente la probabilité que ce sera efficace. Ciblez un sixth- à niveau de lecture de huitième année pour les documents écrits. Évitez d'utiliser des acronymes, les termes ou le jargon réglementaires. Supprimer termes, si une personne moyenne vous vous êtes arrêté dans la rue ne saurait leur signification. Lors de la préparation des documents, faire des phrases courtes et briser copie avec des titres et des graphiques. Une pleine page de texte est pas attrayant pour les lecteurs potentiels.

Méthodes

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  Rendre l'information disponible pour les clients et les employés à travers une variété de formats. Communiqués de presse, des messages texte et des e-mails peuvent être utilisés pour communiquer des informations urgentes, tandis que les bulletins peuvent être un choix approprié pour le contenu qui est moins sensible au temps. Un site Web est essentiel pour la communication avec des publics externes, et un Intranet bien organisée qui affiche le contenu des nouvelles et des ressources pratiques peuvent être très utiles pour les employés. Incorporant des présentations vidéo vous permet de faire appel à des apprenants visuels et d'offrir de nouvelles perspectives ou de détails. La tenue de réunions avec les employés ou les offres publiques face-à-face interaction qui peut renforcer la crédibilité et de faire auditoires se sentent valorisés.

Opportunité

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  Informations que vos clients ont besoin de savoir doit être communiquée aussi rapidement que possible. Lorsque votre auditoire apprend information des médias au lieu de directement à partir de votre organisation, il peut y avoir une perception que vous aviez l'intention de cacher des informations ou que vous ne vous souciez pas vraiment de votre auditoire. Les Centers for notes de lutte contre les maladies dans son manuel de communication de crise que deux des erreurs les plus graves une organisation peut faire lors de la communication avec les parties prenantes fournissent de l'information qui est trop peu et trop tard ou à venir entre les parties prenantes comme arrogants et pas valorisant. Ces pensées sont résumées dans un slogan de l'agence: "Be First. Avoir Raison. Soyez crédible."

Transparence et Fréquence

• Les employés et le public sont souvent méfiants des sociétés et des organismes gouvernementaux, mais vous pouvez construire la confiance en augmentant la transparence de vos messages. Les dirigeants devraient être à venir avec de mauvaises nouvelles et être disposés à exprimer le regret qu'ils ressentent à propos des circonstances difficiles. Partageant le raisonnement derrière les décisions difficiles peuvent également favoriser la compréhension.

  "Lorsque vous révéler des informations compromettantes vous ne disposez pas de révéler, vous gagner une réputation de transparence," dit Peter Sandmann, un expert en communication des risques et consultante en entreprise. "Les gens commencent à remarquer que lorsque vous faites quelque chose de mal, vous dites soi il en résulte que lorsque vous ne dites pas, vous ne l'avez pas quelque chose de mal."

  Les clients et les employés ne devraient pas simplement de vous entendre lorsque les nouvelles sont mauvaises. Un bulletin d'information mensuel ou réunions trimestrielles peuvent garder les employés informés des activités de l'entreprise, tandis que les articles sur le site de l'entreprise et opt-in e-mails que les clients dans la boucle.