Communiquer début le temps et le lieu de la réunion clairement. Envoyer une invitation et l'ordre du jour réunion à l'avance de la réunion afin d'assurer aux participants de prendre des dispositions à y assister. Vous devriez également envisager d'offrir aux participants la possibilité de participer à des réunions par téléconférence ou la technologie de vidéoconférence.
Assurez-vous tout le matériel pour la réunion est prêt à l'avance de la réunion. Si les présentations sont faites, vous assurer que vous avez tout équipement comme un équipement portable, projecteur, téléconférence ou la vidéoconférence mis en place pour assurer que votre réunion commence à l'heure.
Sélectionner un président ou l'animateur de la réunion. En plus de faciliter la discussion, le président est responsable de commencer formellement et de conclure la réunion. Lors de la rédaction de votre ordre du jour, le premier élément doit être mis de côté pour le mot de bienvenue du président, ainsi que des introductions de participants à la réunion.
Commencez la réunion à l'heure. Même si tous les participants ne sont pas encore arrivés, vous devriez commencer la réunion à l'heure. Lorsque vous adhérez à l'horaire que vous enverrez un message que vous prenez la réunion au sérieux et attendez les participants à arriver à l'heure, en particulier pour les futures réunions.
Assurez vous d'avoir le quorum, soit le nombre minimum de personnes. Pour certaines réunions, vous pouvez exiger un nombre minimum de participants. Si ce nombre est pas atteint, vous pouvez avoir à reporter la réunion. Si vous ne l'avez pas atteint le quorum à l'heure de début prévue de la réunion, d'informer ceux qui sont présents qu'il y aura un léger retard pour attendre des retardataires pour assurer le quorum est atteint de procéder.
Bienvenue aux participants et déclarer officiellement ouverte la réunion. Après avoir présenté vous-même et indiqué aux participants que la réunion a officiellement commencé, donner l'occasion à d'autres participants de se présenter. Si vous utilisez un équipement de téléconférence ou la vidéoconférence, inviter ceux qui utilisent la technologie de se présenter.
Fournir un aperçu des objectifs de la réunion. Après l'introduction de vous-même, donner un aperçu de l'ordre du jour et d'introduire le ou les objectifs de la réunion. Présentation des objectifs fournit une orientation pour la réunion et permet aux participants de se concentrer sur ce qui doit être accompli au cours de la réunion.
Des règles de base pour la réunion. Avant de commencer la discussion sur chaque point de l'ordre du jour, fixé des règles de rencontrer l'étiquette et comportement attendu des participants. Par exemple, clarifier le rôle du président et réunion conduite, décrire comment l'accord sera atteint sur les points de décision ou des éléments d'action - comme par consensus ou par vote majoritaire - comment minutes seront conservés et partagés avec les participants à la réunion, ainsi que le calendrier, les pauses et d'autres questions.